Agenda

Inleiding

inleiding.PNG

De agenda kunt u openen door in de kalender een datum aan te klikken, dat zich links op het scherm bevindt.

De agenda heeft verschillende mogelijkheden wat de weergave betreft, met name:

  • Dag: alle medewerkers - Hier kunt u voor elke medewerker een dagoverzicht opvragen. In zo'n dagoverzicht kunt u in de titel wisselen van dag. Door op de kolomhoofding te klikken, kunt u overigens een weekoverzicht van deze medewerker opvragen.
  • Dag: alle consultatieruimtes - Hier kunt u voor elke consultatieruimte een dagoverzicht opvragen. In zo'n dagoverzicht kunt u in de titel wisselen van dag. Door op de kolomhoofding te klikken, kunt u overigens een weekoverzicht van deze consultatieruimte opvragen.
  • Week: medewerker - Dit is de agenda van de week voor een bepaalde medewerker, waarin u in de titel kunt wisselen van medewerker. Door op de kolomhoofding te klikken, kunt u overigens een dagoverzicht van alle medewerkers opvragen.
  • Week: consultatieruimte - Dit is de agenda van de week voor een bepaalde consultatieruimte, waarin u in de titel kunt wisselen van consultatieruimte. Door op de kolomhoofding te klikken, kunt u overigens een dagoverzicht van alle consultatieruimtes opvragen.

De standaard weergave is in te stellen via Instellingen.

Daaronder kunt aanduiden of u al dan niet de agenda in compacte vorm wilt weergeven. De meest compacte vorm krijgt u door de 'granulariteit' op '1 uur' te zetten. In de compacte agenda kunt u een afspraak wijzigen, verwijderen of een consultatie starten door op het type te klikken. Nieuwe afspraken kunt u toevoegen door op de '+' bovenaan de kolom te klikken. U kunt van deze instellingen ook persoonlijke voorkeuren maken in Instellingen => Mijn voorkeuren => Agenda. De ingenomen plaats per afspraak wordt mede bepaald door de keuzes in Instellingen => Mijn voorkeuren => Agenda => Getoonde velden in agendaoverzicht.

De 'granulariteit' slaat op het interval dat getoond wordt in de agenda. Als u bijvoorbeeld '20 minuten' aanduidt, wordt de agenda onderverdeeld in delen van 20 minuten aan de hand van stippellijnen. Hoe groter het interval, hoe compacter de agenda.

Afspraak toevoegen

afspraak.PNG
Om een afspraak toe te voegen in de klassieke agenda, klikt u op het add10.png-icoon ter hoogte van het uur waarop u de afspraak wilt maken. Als u in de compacte agenda werkt, voegt u een nieuwe afspraak toe door op het plusje bovenaan de kolom te klikken. Er opent dan een pop-up waarin u verschillende gegevens kunt invullen.
  • Datum - Hier kan de datum aangepast worden.
  • Begintijdstip en Eindtijdstip - Hiermee kunt u de begin- en eindtijdstippen van de afspraak aanpassen. Het standaard tijdsverschil tussen begin- en eindtijdstip kan ingesteld worden via de Instellingen-pagina.
  • Laatst gewijzigd door - Dit is niet aanpasbaar. Hier komt de naam te staan van de gebruiker die de laatste wijzigingen heeft gemaakt aan de afspraak. Bij het toevoegen van een nieuwe afspraak, is dit de naam van de aangemelde gebruiker.
  • Dierenarts/medewerker - Hier kunt u instellen voor welke medewerker(s) van de dierenartspraktijk de afspraak bedoeld is. Indien u in de weergaven 'Mijn week' of 'Per consultatieruimte' zit, zal standaard de aangemelde gebruiker geselecteerd zijn. Indien u in de 'Per medewerker'-weergave zit, zal de medewerker geselecteerd zijn waarvoor u een afspraak toevoegt.
  • Beschrijving - Een korte beschrijving van de afspraak. Als een klant een beschrijving van de afspraak ingeeft, zal die in een apart veld bewaard worden ('Beschrijving klant'). De klant krijgt dan ook niet de inhoud van het veld 'Beschrijving' te zien, in geen enkel geval.
  • Type - Er zijn zeven typen van afspraken beschikbaar, met name:
    • Consultatie - Indien u voor dit type kiest, moet u extra gegevens invullen (zie verder).
    • Verlof
    • Vergadering
    • Vergadering + detail - Dit type laat toe om een persoon (uit uw contacten/klanten) en een plaats van vergaderen te selecteren.
    • Cursus
    • Conferentie
    • Andere
    • Andere (2)

Nadat alle gegevens ingevuld zijn, kunt u de afspraak bewaren. De pop-up wordt gesloten en de afspraak komt in de agenda te staan. Die afspraak wordt begeleid door vier iconen, namelijk:

  • show10.png : tonen - Door op dit icoon te klikken, wordt er een pop-up getoond met uitgebreide informatie over de afspraak.
  • edit10.png : bewerken - Door op dit icoon te klikken, wordt er een pop-up getoond (vergelijkbaar met die van 'Afspraak toevoegen') waarin u de afspraak kunt wijzigen.
  • delete10.png : verwijderen - Door op dit icoon te klikken, kunt u, na bevestiging, de afspraak verwijderen.
  • consultation10.png : consultatie - Indien de afspraak van het type 'Consultatie' is, zal dit icoon getoond worden. Door op dit icoon te klikken, kunt u een consultatie beginnen, rechtstreeks vanuit de agenda. Meer informatie op de Consultatie-pagina.

Consultatie toevoegen

consultatie.PNG

Als u het afspraaktype 'Consultatie' heeft gekozen, moet u enkele extra gegevens invullen. Er verschijnt een extra schermpje in de pop-up.

  • Status - Hier selecteert u de status waarin de consultatie zich bevindt. Elke status komt overeen met een kleurencode (zie verder).
  • Persoon van klant - Hier selecteert u de klant met wie u de afspraak maakt. Die selectie kan gebeuren door uit de alfabetische lijst te kiezen of door 'autocompletion'. Dat is overigens aanpasbaar op de Instellingen-pagina.
  • Beschrijving klant - Hier kunt u een beschrijving van de klant schrijven.
  • Telefoon - Hier kunt u een telefoonnummer opgeven.
  • Waarschuwing - Hier kunt u een waarschuwing schrijven.
  • Dier - Hier kunt u optioneel een dier selecteren waarvoor de afspraak geldt.
  • Herinnering sturen - Hier kunt u beslissen of er een herinnering bestuurd wordt naar de klant, en op welke wijze dat gebeurt. Die optie krijgt een standaardwaarde vanuit de persoonlijke instellingen.
  • Consultatietype - Er zijn zes consultatietypes (de standaardwaarde kan via de Instellingen-pagina aangepast worden):
    • Praktijkconsultatie
    • Operatie
    • Hospitalisatie
    • Huisbezoek
    • Operatie op verplaatsing
    • Extern
  • Consultatieruimte - Afhankelijk van het consultatietype kunt u hier de plaats van de consultatie selecteren:
    • 'Praktijkconsultatie' en 'Operatie' - Selecteer hier uw eigen consultatieruimtes (instelbaar in de Instellingen-pagina).
    • 'Huisbezoek' en 'Extern' - Selecteer het juiste adres van de klant waar de consultatie zal plaatsvinden.

Terugkerende afspraak

tergukerende.PNG

U kunt een terugkerende afspraak registreren in de agenda. Hiervoor klikt u op de link 'Terugkerende afspraak toevoegen' onder de kalender links van de pagina. Een nieuwe pagina opent waarin u verschillende gegevens kunt invullen:

  • Startdatum en Einddatum - De periode waartussen de terugkerende afspraak zal komen.
  • Om de N weken - Hier specificeert u om de hoeveel weken die specifieke afspraak toegevoegd moet worden.
  • Dagen - Hier selecteert u de dagen waarop de afspraken voorkomen.
  • Begintijdstip en Eindtijdstip - Begin- en eindtijdstip van elke afspraak.
  • Dierenarts/medewerker
  • Beschrijving
  • Type - 'Verlof', 'Vergadering', 'Vergadering + detail', 'Cursus', 'Conferentie', 'Andere' of 'Andere (2)'.

Na het bewaren krijgt u een overzicht van alle toegevoegde afspraken. In dit overzicht zijn er per afspraak enkele icoontjes beschikbaar, namelijk:

  • edit10.png : bewerken - Via dit icoon kunt u de gegevens van een afspraak wijzigen.
  • show10.png : tonen - Via dit icoon opent er zich een pop-up met de gegevens over deze afspraak.
  • delete10.png : verwijderen - Door op dit icoon te klikken, kunt u, na bevestiging, een afspraak verwijderen.

Afspraak zoeken

U kunt in de agenda een bestaande afspraak opzoeken. Hiervoor klikt u op de link 'Afspraak zoeken' onder de kalender die u links van de pagina ziet. Een nieuwe pagina opent zich waarop u verschillende zoekcriteria kunt opgeven.

Het is mogelijk om na te kijken hoeveel online afspraken er gemaakt werden, door in 'Afspraak zoeken' het zoekcriterium 'Afspraak online' aan te vinken. Hier zullen enkel de online afspraken vanaf 5 december 2016 getoond worden, omdat deze optie die dag in werking is getreden.

Na het zoeken van afspraken kunt u meerdere afspraken tegelijk verwijderen met het vuilbakje boven de zoekresultaten.

Bevestiging consultatieafspraak

U kunt per klant in Voorkeuren voor schriftelijke communicatie instellen of hij/zij een bevestiging wilt krijgen voor een consultatieafspraak. Dat kan zowel via sms als via e-mail. De optie sms wordt enkel weergegeven als de instellingen voor de interface met de sms gateway ingegeven zijn bij de tab die gewijd is aan de sms-instellingen.

In de tab omtrent de bevestiging van consultatieafspraken wordt de service voor het sturen van bevestigingen via sms en e-mail geactiveerd en geconfigureerd. Hier kunt u ook de templates instellen voor verschillende typen van consultaties. Er zijn standaard templates aanwezig voor zowel sms als e-mail. De klantenvoorkeur zal bij elke nieuwe afspraak als standaard ingestelde waarde staan, maar is per afspraak terug te wijzigen.

In het afspraakformulier wordt ook weergegeven op welke manier een bevestiging naar de klant gestuurd is en wat het resultaat daarvan was. Indien er fouten optreden, zijn die hier terug te vinden. Voorbeelden van een fout: een tekort aan credits bij de sms gateway, het gebrek aan een template voor dat type consultatie, etc.

Herinnering consultatieafspraak

U kunt per klant via Voorkeuren voor schriftelijke communicatie instellen of hij/zij een herinnering wilt krijgen voor een consulatie-afspraak. Dat kan zowel via sms als via e-mail. De optie sms wordt enkel weergegeven als de instellingen voor de interface met de sms gateway ingegeven zijn bij de tab die gewijd is aan de sms-instellingen.

In de tab over herinneringen van consultatieafspraken wordt de service voor het sturen van herinneringen via sms en e-mail geactiveerd en geconfigureerd. Hier kunt u ook de templates instellen voor verschillende typen van consultaties. Er zijn standaard templates aanwezig voor zowel sms als e-mail. De klantenvoorkeur zal bij elke nieuwe afspraak als standaard ingestelde waarde staan, maar is per afspraak terug te wijzigen.

In het afspraakformulier wordt ook weergegeven op welke manier een bevestiging naar de klant gestuurd is en wat het resultaat daarvan was. Indien er fouten optreden, zijn die hier terug te vinden. Voorbeelden van een fout: een tekort aan credits bij de sms gateway, het gebrek aan een template voor dat type consultatie, etc.

Kleurencodes

kleur.PNG

In het agendaoverzicht zult u verschillende kleuren zien.

  • Vrij - Indien er op een bepaald tijdstip nog geen afspraak gepland is, zal deze plaats in het donkergrijs getoond worden.
  • Niet-consultatieafspraak - Afspraken die geen consultatie zijn zullen in het lichtgeel getoond worden. Als u die kleur wilt veranderen, gaat dat in de instellingen.
  • Consultatie - Afspraken die een consultatie zijn, kunnen verschillende statussen hebben met een bijhorende kleurencode. Die kleuren zijn eveneens aan te passen in de instellingen.
    • Afspraak
    • Afspraak online
    • Wachtkamer
    • Wachtkamer (2)
    • Wachtkamer dringend
    • Consultatie bezig
    • Vergrendeld
    • Afgerekend
    • Afgerekend (2)
    • Afgerekend (op lopende rekening zetten)
    • Niet opgedaagd
    • Geannuleerd

Waarschuwing - Bij sommige consultatieafspraken zult u een rood uitroepteken zien staan. Dat uitroepteken wijst op één van de volgende zaken: de klant heeft onbetaalde facturen/ontvangstbewijzen, de klant heeft openstaande rekeningen of er is iets ingevuld in het veld 'Waarschuwing' in de klantenfiche. Door het detail van de afspraak te bekijken, ziet u waarover het precies gaat.

Consultatieruimtelabels

consul.PNG

Het is mogelijk om in de agenda (in het overzicht per consultatieruimte) bepaalde periodes te 'labelen' met zelfgemaakte labels/kleurcodes. Die kunnen gebruikt worden om bijvoorbeeld aan te geven dat een bepaalde ruimte gereserveerd is voor operaties op woensdagvoormiddag of om aan te geven welke dierenarts er welke consultatieruimte zal gebruiken op een bepaald ogenblik.

De instellingen die hierbij horen zijn de volgende:

  1. Elk account kan voor zich deze optie aan- of uitzetten via Instellingen => Mijn voorkeuren => Agenda => Agenda labels => Consultatieruimtelabel. Zodra de optie is geactiveerd, verschijnen er extra opties in het menu aan de rechterkant.
  2. Op het praktijkniveau kan men via Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Agenda => Agenda labels => Consultatieruimtelabel zelf labels en een bijhorende kleur definiëren.
  3. Via de extra opties in het rechtermenu onder de kalender kunt u vervolgens die labels/kleurcodes toekennen aan een bepaalde ruimte over een bepaalde tijdspanne. Er is ook een zoekfunctie die toelaat eerder ingegeven toekenningen te verwijderen.
Met het icoon two10.png kloont/kopieert u het label.

Medewerkerslabels

medewerkerslabel.PNG

Het is mogelijk om in de agenda (in het overzicht per medewerker) bepaalde periodes te 'labelen' met zelfgemaakte labels/kleurcodes. Die kunnen gebruikt worden om bijvoorbeeld aan te geven dat een bepaalde medewerker bezig gaat zijn met operaties op woensdagvoormiddag.

De instellingen die hierbij horen zijn de volgende:

  1. Elk account kan voor zich deze optie aan- of uitzetten via Instellingen => Mijn voorkeuren => Agenda => Agenda labels => Medewerkerslabel. Zodra de optie is geactiveerd, verschijnen er extra opties in het menu aan de rechterkant.
  2. Op het praktijkniveau kan men via Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Agenda => Agenda labels => Medewerkerslabel zelf labels en een bijhorende kleur definiëren.
  3. Via de extra opties in het rechtermenu onder de kalender kunt u vervolgens die labels/kleurcodes toekennen aan een bepaalde medewerker over een bepaalde tijdspanne. Er is ook een zoekfunctie die toelaat eerder ingegeven toekenningen te verwijderen.
Met het icoon two10.png kloont/kopieert u het label.

Export agenda

Het is mogelijk om de afspraken die u gemaakt heeft in Fuga te exporteren naar een andere agenda. Dit is dus in de richting van de Fuga agenda naar een andere agenda, en niet omgekeerd. Er zijn twee methodes toegevoegd die je kan activeren via Instellingen => Mijn voorkeuren => Agenda => Export agenda.

Agenda URL

Door de 'Agenda URL' aan te vinken zal er een URL getoond worden die u kunt inbrengen in bijvoorbeeld iCal van Apple. iCal zal dan periodiek controleren of er nieuwe afspraken zijn. Dit systeem is ook beschikbaar in Google Agenda, maar werkt daar niet goed door een jarenlang aanslepende bug, vandaar dat er voor Google Agenda een andere methode voorzien werd.

iCal en iCloud

Om de agenda naar iCal te exporteren, klikt u op 'File' en 'New Calendar Subscription'. Vervolgens kunt u de URL invoeren, die ervoor zorgt dat de twee agenda's synchroniseren. Hieronder ziet u de net beschreven stappen. Als u op de afbeelding klikt, vergroot die.

Screen%20Shot%202017-03-06%20at%2014.03.02.png
Screen%20Shot%202017-03-06%20at%2014.03.14.png

Als u nadien nog wilt synchroniseren met iCloud, moet u de locatie van de kalender veranderen. Dat doet u door op 'Get Info' te klikken, zoals u kunt zien op de afbeeldingen hieronder. Als u op de afbeelding klikt, vergroot die. Opgelet: om een volledige synchronisatie tussen iCal en iCloud te bekomen, moet de Apple ID van de twee dezelfde zijn.

Screen%20Shot%202017-03-07%20at%2013.49.42.png
Screen%20Shot%202017-03-07%20at%2013.46.06.png

Outlook

Om de Fuga-agenda naar Outlook te exporteren, klikt u op 'Agenda toevoegen' en 'Van internet'. Ook hier is er ruimte om de URL in te voeren, die ervoor zorgt dat de twee agenda's synchroniseren. Hieronder ziet u de te ondernemen stappen voor Outlook. Als u op de afbeelding klikt, vergroot die.

nl%202.PNG
nl%203.PNG

Google Agenda

Door de Google Agenda aan te vinken en te bewaren zal Google Agenda uw toestemming vragen om vanuit Fuga afspraken naar Google Agenda te sturen.

ned1.PNG

Als u deze toestemming geeft, komt u terug in Fuga met de melding 'Google agenda ingesteld'.

ned2.PNG

Een eerste synchronisatie kunt u doen door de link 'Google agenda synchronisatie' (onder de kalender in Fuga) aan te klikken. Dit hoeft u maar één keer te doen. Verdere synchronisatie gebeurt automatisch.

Voorbeeldscenario

Hieronder schetsen we een scenario van het gebruik van de agenda in een grote(re) praktijk. Uiteraard zijn deze handeling ook perfect mogelijk voor kleine praktijken.

Om te beginnen zal een medewerker een afspraak (Consultatie) aanmaken. Op het afgesproken tijdstip komt de klant vervolgens aan in de praktijk en meldt hij zich aan aan de balie. Wanneer de klant zich in de wachtkamer zet, verandert de medewerker aan de balie de status van de afspraak naar 'Wachtkamer'. Zodra de dierenarts de klant verwelkomt in de consultatieruimte, kan de dierenarts vanuit bijvoorbeeld de agenda een nieuwe consultatie bij die afspraak maken. Hierdoor wordt de status van deze afspraak gewijzigd naar 'Consultatie bezig'. Zodra de consultatie afgelopen is, kan de dierenarts deze consultatie vergrendelen (zie hier). De klant kan uiteindelijk de consultatie afrekenen aan de balie, waardoor de status op 'Afgerekend' komt te staan.