Docu center

Inleiding

Fuga werkt volgens een systeem met verschillende contexten: die contexten laten de gebruiker toe om verschillende acties uit te voeren in functie van hun hoedanigheid. Er zijn vier contexten, met name die van de praktijk, die van de klant, die van de klant en die van de consultatie/verkoop/communicatie. Afhankelijk van welke opties de gebruiker aanvinkt of gebruikt, schakelt hij automatisch over in die welbepaalde context.

Voor de laatste drie contexten vindt u in de bijhorende fiche een tab 'Bestanden', waar u de gelinkte bestanden aan aanhecht en terugvindt. In de eerste context, die van de praktijk, kunt u daarentegen terecht bij 'Praktijkbestanden' in het Docu center. Fuga maakt onderscheid tussen twee typen van bestanden, namelijk 'Externe documenten', die zowel manueel als automatisch toegevoegd kunnen worden, en 'Interne documenten', die aangemaakt zijn binnen Fuga.

Onder de tab 'Docu center' vindt u de volgende zaken:

  • smExternalFiles26.png : Externe bestanden - Dit zijn bestanden die automatisch door een externe bron, bijvoorbeeld een labo, worden aangeleverd. Deze pagina kunt u beschouwen als een 'inbox' voor externe documenten. U kunt hier zelf geen bestanden toevoegen. Indien u echter een aanvraag, voor bijvoorbeeld een labo, indient, komt er onder 'Verwachte bestanden' een gegenereerd bestand te staan. Dat bestand is een soort van voorbode op de te verwachten laboresultaten.
  • smNew26.png : Nieuw - Hier kunt u nieuwe interne documenten aanmaken.
  • smPracticeFiles26.png : Praktijkbestanden - Dit geeft de lijst van documenten die in de praktijkcontext zijn toegewezen.
  • smSearch26.png : Zoeken - Hier kunt u zoeken naar documenten. Het zoeken gebeurt niet op de inhoud van de bestanden maar op de eigenschappen van deze bestanden, waarbij zoekcriteria gecombineerd kunnen worden. Enkele voorbeelden:
    • Om alle bestanden horende bij een bepaalde klant te vinden, ook die die in de patiënten- of consultatiecontext zijn toegevoegd, vult u de naam van de klant in en klikt u vervolgens op 'Zoeken'.
    • Om alle bestanden van een bepaald type, bijvoorbeeld radiografie, uit 2012 te vinden, vult u de startdatum (1/1/2012) en het type in en klikt u op 'Zoeken'.
    • Om alle laboverslagen van een bepaald labo te vinden, bijvoorbeeld Bruyland, kunt u 'Bruy' typen in het veld 'Naam' en vervolgens op 'Zoeken' klikken.
  • smReports26.png : Rapporten - Hier vindt u de rapporten. U heeft de keuze tussen 'Documenten', 'TVD' en 'Laboresultaten', die u kunt afdrukken of in bulk e-mailen naar de veehouders.

Praktijkbestanden

Dit zijn documenten die Fuga voor u aanmaakt op basis van templates. U kunt ze op één van de bestemmingsniveaus linken door op het add10.png-icoon te klikken.
praktijkbestanden.PNG

U krijgt een selectievenster te zien waarin u verschillende gegevens moet invullen. Afhankelijk van de context (praktijk, klant, patiënt of consultatie) waaruit u een nieuw intern document aanmaakt, zal een deel van de velden al ingevuld zijn. Indien alle velden blanco zijn, zal het document zich in de praktijkcontext bevinden.

In het onderste vak 'Template' selecteert u het type document dat u wilt aanmaken. De types die zichtbaar zijn, kunnen verschillen naargelang de context waarin het bestand wordt gelinkt. Zo is bijvoorbeeld een TVD enkel beschikbaar in de context van consultatie/verkoop/communicatie, omdat een dergelijk document enkel daar relevant is. De mogelijkheid bestaat om, per consultatie/verkoop/communicatie, meerdere TVD's aan te maken en voor elk TVD's te selecteren welke producten erop vermeld worden. Bij de aanmaak van een bezoekrapport is de datum van aanmaak aan te passen.

Vervolgens klikt u op 'Volgende' en kunt u de velden van het document gaan bewerken. Als het document afgewerkt is, drukt u op de 'Bewaren'-knop. Het aangemaakte bestand vindt u nu terug onder de tab 'Bestanden' (praktijkdocumenten onder de tab 'Docu center'). Van hieruit kunt u het bestand printen, verwijderen of e-mailen. De voorgestelde e-mailadressen zijn overigens afhankelijk van de context. In een consultatie waar de doorverwijzende arts gespecificeerd is, zal zijn/haar e-mailadres ook opgenomen zijn in de lijst van mogelijke e-mailadressen.

Externe documenten

Externe documenten zijn documenten die u manueel toevoegt of die automatisch worden aangeleverd.

Manueel

Dit zijn bestaande digitale documenten die u wilt koppelen met Fuga, bijvoorbeeld radiografieën, bloedanalyses, brieven, foto's, etc.

U kunt ze in één van de contexten (praktijk, klant, patiënt of consultatie) linken door op het add10.png-icoon te klikken. Vervolgens klikt u op 'Bladeren' en zoekt u het bestand op uw computer of in uw netwerk. Eenmaal geselecteerd kunt u nog extra informatie toevoegen en bewaren. Deze documenten worden geüpload op de servers van Sonetas. U kunt ze dus eender waar raadplegen, afdrukken, e-mailen of verwijderen. Houd er rekening mee dat de uploadtijd bepaald wordt door de grootte van het bestand.

Automatisch

Op dit ogenblik komen automatisch geleverde externe bestanden van 'Labo's' (zie hieronder) of van 'Symphony'.

Indien er nieuwe documenten beschikbaar zijn, zullen die onder 'Ontvangen bestanden', 'Ontvangen bestanden (geen bestemming)' of 'Ontvangen bestanden (onvolledig)' komen te staan.

U kunt de ontvangen bestanden vervolgens archiveren bij de juiste consultatie, via het publish10.png-icoon. Onvolledige bestanden kunnen niet gearchiveerd worden: ze blijven in de inbox staan tot er een update komt die wel volledig is.

Documenten die in het Docu center toekomen en een geldige bestemming hebben kunt u nu 'in batch' archiveren naar hun bestemming (consultatie, dier of klant). Dat doet u met het 'pijltje naar boven' bovenaan de tabel.

Labo's

U kunt controleren of er nieuwe laboresultaten klaar staan door op het myPetsReset10.png-icoon te klikken. Er zal een pop-up tevoorschijn komen waarin u uw logingegevens van het labo moet invullen. U kunt die gegevens ook standaard ingevuld hebben door ze in te stellen.

Indien de laboaanvraag binnen Fuga werd aangemaakt (zie templates voor de verschillende labo's) en er dus een 'Verwacht bestand' is, is het overeenkomstige laboresultaat onmiddellijk aan de juiste consultatie gekoppeld ('heeft een bestemming').

Hieronder ziet u een tabel die weergeeft welke soort aanvragen de labo's ondersteunen.

Labo Offline aanvragen Online aanvragen Online resultaten
AML deactivate10.png deactivate10.png
AML LabOnline deactivate10.png deactivate10.png
Velab deactivate10.png deactivate10.png deactivate10.png
MedicLab (Zoolyx) deactivate10.png deactivate10.png
Bruyland deactivate10.png deactivate10.png deactivate10.png
Medilab deactivate10.png deactivate10.png
Labo Collard/Synlab deactivate10.png deactivate10.png deactivate10.png

Velab

Om de Velab interface eenmalig te activeren, moet u eerst uw contactpersoon bij Velab verwittigen dat u de resultaten wilt opvragen vanuit Fuga. Zij doen vervolgens de nodige instellingen voor hun kant.

AML

Om de AML interface eenmalig te activeren, moet u geregistreerd zijn bij AML. Dat kan via hun website (http://www.aml-lab.be, in de rechterbovenhoek, naast de BELAC-logo's), waarbij u de optie consultIt moet aanvinken. Daarnaast moet u contact opnemen met AML voor elke medewerker voor wie dat geactiveerd moet worden.

AML LabOnline

AML LabOnline zorgt ervoor dat u uw aanvraag elektronisch kunt doet. U hoeft de aanvragen dus niet meer af te drukken op de gele aanvraagformulieren.

Om gebruik te maken van AML LabOnline kunt u een account aanvragen via uw reguliere AML-contactpersoon of inloggen op de AML-website. Indien u nog geen account heeft, kunt u zich registreren volgens het volgende stappenplan:

  • Ga naar 'Uw gegevens'
  • Klik op 'Zelf aanpassen'
  • Vink onderdeel 'Ingeschreven op', 'LabOnline' aan

Bruyland

Het is mogelijk om online een laboaanvraag te doen bij labo Bruyland. In een consultatie maakt u op de gebruikelijke manier een aanvraag. In het formulier dat u te zien krijgt, staat er onderaan 'Online aanvraag'. Indien dit vakje aangevinkt is, zal de online procedure gevolgd worden. Indien het vakje niet aangevinkt is, zal de vroegere procedure gevolgd worden (pdf aanmaken en afdrukken op het formulier van Bruyland).

Bij de online aanvraag wordt u doorgeschakeld naar de website van Bruyland, waar de klanten- en diergegevens al ingevuld zullen zijn. U kunt vervolgens de onderzoeken aanvinken en de aanvraag afdrukken om mee te geven met het staal. Het ophalen van de resultaten verloop, zoals gebruikelijk, via het Docu center.

Symphony

Er bestaat de mogelijkheid om laboresultaten toe te voegen van labotoestellen die in de praktijk zelf staan aan dossiers die in Fuga zitten. Deze module is betalend en heet 'Symphony'. Volgende labotoestellen worden momenteel ondersteund:

  • Abaxis: HM-5, VS-2
  • IDEXX: VetLab Station
  • Arkray: Spotchem EZ SP4430, EL SE1520
  • Medonic: Medonic CA620
  • RX-beelden
  • Echo-beelden
Deze resultaten komen toe zonder dat u op het myPetsReset10.png-icoon moet klikken.

Indien de juiste referentie is ingebracht op het instrument, is het overeenkomstige laboresultaat onmiddellijk aan de juiste consultatie gekoppeld ('heeft een bestemming').