FAQ

Belangrijk

Help, ik kan Fuga niet bereiken! Wat nu?

Controleer altijd eerst of het geen algemeen probleem is met de internetverbinding. Als u wel andere websites kunt bereiken, meldt u het probleem best aan de Fuga helpdesk: ue.satenos|aguf#ue.satenos|aguf of +32 495 27 87 69.

Indien Fuga niet bereikbaar is, kunt u nog altijd inloggen op onze testserver (via http://backup.sonetas.eu/fuga) met uw gebruikelijke gebruikersnaam en wachtwoord. U kunt de waarschuwing voor het ongeldige certificaat negeren. U herkent deze server omdat er bovenaan links 'TEST' staat over het Fuga-logo. Op deze server staan alle gegevens van uw praktijk behalve die van de dag zelf. U kunt hier dus altijd gegevens opzoeken, zoals de historiek van een dier, een telefoonnummer van een klant, de prijs van een product, etc. Opgelet: de gegevens die u inbrengt op de testserver worden niet bewaard! U zou dus kunnen overwegen om de consultatie in te brengen op de testserver om de prijs te bepalen of om een afrekening mee te kunnen geven. Print echter zeker de nodige documenten af, zodat u deze consultatie daarna opnieuw kunt inbrengen op de productieserver.

Bij langdurige problemen (langer dan 30 minuten) zult u de status van het probleem kunnen opvolgen via http://status.sonetas.eu.

Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten?

Als er een andere gebruiker (beheerder) binnen uw Fuga actief is, kan deze gebruiker uw wachtwoord resetten. Meer informatie over die functionaliteit vindt u op deze pagina.

Als u de enige gebruiker (beheerder) van het systeem bent, moet u een e-mail sturen naar onze helpdesk (ue.satenos|aguf#ue.satenos|aguf). We sturen u op onze beurt zo snel mogelijk een nieuw wachtwoord op.

Hoe voeg ik een nieuwe medewerker toe?

Opgelet: een nieuwe medewerker toevoegen kunt u enkel doen als beheerder.

U kunt de nieuwe medewerker toevoegen via Instellingen => Praktijkgegevens => Personen en accounts => Medewerkers. Vervolgens moet u een account toewijzen aan die medewerker, via Instellingen => Praktijkgegevens => Personen en accounts => Accounts. U kunt het wachtwoord van het account resetten met myPetsReset10.png.

Als u een bestaand account wilt toewijzen aan een nieuwe medewerker, doet u net hetzelfde als hierboven. Het is echter geen goed idee om de gegevens van uw vorige medewerker aan te passen: alle eerder uitgevoerde consultaties, verkopen en communicaties zouden dan verwijzen naar de nieuwe medewerker.

Consultatie

Kan ik meerdere dieren in één consultatie behandelen?

U kunt meerdere dieren in één consultatie behandelen als de dieren dezelfde anamnese hebben, of voor bijvoorbeeld een eenvoudige vaccinatie. In zo'n geval kunt u het gewicht van de dieren scheiden door een puntkomma, zie ook hier.

Ik wil een groep dieren vaccineren, zonder/met een vaccinatiestatus. Hoe kan ik dit doen?

Als u geen herinneringen wilt sturen, kunt u een apart protocol aanmaken van het type 'Algemeen'. Van dit type kunt u er zoveel toevoegen als u wilt en er wordt geen vaccinatiestatus aangemaakt, en dus ook geen rappel.

Als u wel een vaccinatiestatus wilt bijhouden, gebruikt u best een protocol van het type 'Vaccinatie' of 'Behandeling'. Als u bijvoorbeeld alle N paarden van een stal wilt vaccineren, maar de paarden niet individueel wilt inbrengen in Fuga, kunt u een dier 'Paarden' toevoegen bij de klant en in de consultatie dan N keer het protocol van het type 'Vaccinatie' of 'Behandeling' toepassen. Noot: vóór 13-2-2014 werkte dit anders en moest u elk toegepast protocol bij vergrendeling toewijzen aan één uniek dier.

Ik zou graag verschillende verkopen/consultaties op één factuur hebben, in plaats van op verschillende facturen.

Bij het afrekenen van verkopen en consultaties is het mogelijk om te kiezen om deze verkoop of consultatie 'Op lopende rekening' te zetten (in plaats van 'Factuur' of 'Ontvangstbewijs'). U kunt daarna in de Boekhouding- tab de 'Openstaande lopende rekeningen' bekijken en factureren.

Ook zijn er enkele shotcuts in Fuga. Het icoon lockPutOnAccountAndNew18.png zal de consultatie vergrendelen, op de rekening zetten en vervolgens een nieuwe consultatie aanmaken. Of u kunt de consultatie op de rekening zetten en de volledige openstaande rekening van de klant afrekenen met het euroteken+.

Als ik bij het vergrendelen van een consultatie de gebruikte hoeveelheid van een product in een protocol aanpas, dan verschijnt er soms 'Onvoldoende eenheden beschikbaar'. Waarom neemt hij niet een volgend lot/levering van een levering?

Dit is op dit ogenblik een beperking bij het vergrendelen: de gewijzigde hoeveelheid moet beschikbaar zijn binnen hetzelfde lot/levering. Als u dit tegenkomt, kunt u bij toevoegen van het protocol de lotselectie op manueel zetten en daar het lot/levering kiezen dat nog voldoende eenheden bevat. Een andere workaround is dat u de gewenste hoeveelheid via 'Extra uitgaande producten' toevoegt in de consultatie.

Hoe maak ik een protocol of handeling?

Een handeling in Fuga is een gemakkelijke manier om bepaalde vaak voorkomende activiteiten te benoemen, zoals een bloedafname of een keuring. Die handeling bevat geen materiaal dat u wilt meerekenen in de vaste prijs. Meer algemene informatie over handelingen vindt u hier.

Een protocol in Fuga is daarentegen een verzameling van producten, handelingen en eventueel subprotocols. Sommige protocols hebben een impact op de behandelingsstatus wanneer ze toegepast worden. Meer algemene informatie over protocols vindt u hier.

Onder Instellingen kunt u protocols of handelingen opzoeken, aanmaken of aanpassen. U kunt een protocol of handeling ook toevoegen via de zoekbalk met de 'Nieuw'-knop. Voor een nieuw protocol kiest u een naam en een type. Opgelet: het is belangrijk om het juiste type te kiezen. Dat type bepaalt hoe het protocol gebruikt kan worden, of het rappelstatussen aanpast en over welke termijn het herhaald moet worden.

Hoe maak ik een template?

Een template in Fuga is een manier om een schriftelijke communicatie te standaardiseren. Via templates kunt u niet alleen snel documenten genereren (bijvoorbeeld rapporten die automatisch ingevuld worden), maar u kunt ook rappels versturen in batch terwijl de klant toch persoonlijk wordt aangesproken.

Onder Instellingen kunt u templates opzoeken, aanmaken en aanpassen. Ook kunt u een template toevoegen via de zoekbalk met de 'Nieuw'-knop.

Eerst en vooral geeft u de template een naam en stelt u een taal in. De taalselectie zorgt ervoor dat bijvoorbeeld enkel Nederlandstalige klanten een Nederlandstalige template krijgen. Vervolgens past u de 'Bestemming/context' aan: deze functie laat u toe om de template in verschillende situatie in Fuga toe te passen. Enkele voorbeelden met hun context:

  • Praktijk - Een algemene flyer over de praktijk.
  • Klant - Een brief geadresseerd aan de klant, met vermelding van eventueel onbetaalde bedragen.
  • Dier - Een verslag van het dier met de vaccinatiestatussen en recente historiek.
  • Communicatie - Een verslag van een gevoerde communicatie.
  • Verkoop - Een document met de posologieën van de verkochte producten.
  • Consultatie - Een verslag van het verloop en de opvolging van een consultatie.
  • Consultatie: afspraak - Een afspraakherinnering.

Elke context heeft een specifieke set van parameters (tussen twee dollartekens), waarvan u een beschrijving terugvindt onder 'Info'. Opgelet: als u verschillende contexten wilt combineren, is het belangrijk dat u parameters gebruikt die in alle aangevinkte contexten voorkomen.

Hoe kan ik een standaard template van fuga aanpassen?

Standaard templates kunnen niet aangepast worden. Je kan echter wel een nieuwe template maken op basis van onze template, en de nieuwe template aanpassen naar je wensen. Daarna moet je in je vaccinatieprotocols de gebruikte template wijzigen naar de nieuw aangemaakte.

Concreet gezien moet je als volgt aan de slag. Onder de tab 'instellingen' kan je een nieuwe template maken met het boekje met de plus.

Allereerst moet je de Bestemming/context instellen, voor vaccinatierappels moet dit 'dier' en enkel 'dier' zijn, en 'gebaseerd op' instellen naar 'Rappel vaccinatie kleine huisdieren (Nederlands)'. Hierna kan je de wijziging maken die nodig zijn.

Geef de template zeker nog een herkenbare naam en slaag dan op.

Dan onder instellingen kan je zoeken naar 'protocols' met zoekterm 'vac' en dan overal waar in de kolom 'Template nederlands' 'Rappel vaccinatie kleine huisdieren (Nederlands)' staat klik je op het potloodje en stel je je eigen template in.

Eenmaal je dit gedaan hebt kan je de template die je gemaakt hebt gewoon wijzigen om een nieuwe wijziging door te voeren.

Is het mogelijk om in Fuga een hospitalisatiefiche te maken?

Als u een geschreven hospitalisatiefiche wilt bijhouden, kan dat door een document aan te maken (in bv. Word) en daarop het patiëntetiket te kleven. Of u kunt een template aanmaken met de patiëntengegevens, en u maakt vervolgens het document aan in de patiëntenfiche.

Als u een digitale hospitalisatiefiche wilt, brengt u bij elke consultatie voor de gehospitaliseerde patiënt de belangrijke gegevens in. Dit kan overigens uitgebreid worden door een klinische fiche 'Klinisch onderzoek' toe te voegen aan de consultatie. U kunt vervolgens bij Instellingen => Mijn voorkeuren => Tabel opties 2 => Hospitalisatie de kolommen bepalen die u belangrijk vindt voor een hospitalisatiefiche. Wanneer u vervolgens, onder de Consultatie-tab, op het hokje klikt, ziet u alle gehospitaliseerde patiënten. Voor elke patiënt staat een delta10.png-icoon: wanneer u daarop klikt, krijgt u de hospitalisatiefiche te zien zoals u ze heeft samengesteld.

Hoe werken gewichten van patiënten?

Alvorens u een gewicht van een patiënt kunt ingeven in Fuga, moet u een dier specificeren waarvoor de consultatie is. Als er meerdere dieren in een consultatie zitten kunt u voor elk dier een gewicht inbrengen door de gewichten te scheiden met ';'. U kunt zowel '.' als ',' gebruiken als decimaalteken. De verschillende gewichten worden alfabetisch opgesomd.

Voorbeeld van een consultatie met Blackie (5,6 kg) en Pukkie (7,8 kg):

  • Gewicht voor beiden: 5,6;7,8
  • Gewicht enkel voor Blackie: 5,6;
  • Gewicht enkel voor Pukkie: ;7,8

Hoe werkt het rappelsysteem?

Als u een protocol van het type 'Anticonceptie', 'Vaccinatie', 'Productbehandeling' of 'Andere behandeling' toepast in een consultatie voor een bepaald dier, dan wordt er automatisch een behandelingsstatus aangemaakt bij dit dier. Op basis van de behandelingsstatus kunt u de rappels aanmaken via Consultatie => Rapporten => Verwachte behandelingen. Fuga bevat standaard een aantal rappelbrieven, maar u kunt hier via een nieuwe template een eigen variant van maken. Per protocol kunt u aangeven welke rappelbrief er gebruikt moet worden. En u kunt ook manueel de behandelingsstatus van een dier wijzigen.

Klanten/patiënten

Hoe kan ik gemakkelijk op klanten of patiënten zoeken?

Een handig werkinstrument in Fuga is de asterisk (*): die laat toe om minder nauwkeurige zoektermen op te geven.

Voorbeeld: als u een klant heeft die Vandeputte heet, maar u vergeet iedere keer hoe die naam geschreven wordt, kunt u in de zoekbalk bijvoorbeeld '*putte' ingeven. De asterisk zorgt ervoor dat alles wat ervoor komt genegeerd wordt. Zo vindt Fuga dus 'Van de Putte', 'Vande Putte', 'Vandeputte', 'De Putte', etc.

Hetzelfde geldt voor patiënten en producten.

Kan ik een medische historiek van een patiënt afdrukken?

Dit is momenteel nog niet expliciet mogelijk, maar er zijn wel enkele manieren om iets zeer gelijkaardigs te bekomen.

  • U kunt de historiek die u in de patiëntenfiche ziet exporteren naar pdf. Via Instellingen => Mijn voorkeuren => Tabel opties 1 kunt u aangeven welke velden u wilt zien. Bij een export naar csv worden alle mogelijke velden geëxporteerd.
  • Als u een periode wilt bepalen, kunt u via Geavanceerd zoeken op consultatie het patiëntennummer toevoegen als zoekterm. Hierdoor kunt u een lijst opvragen van alle consultaties van een bepaalde patiënt in een bepaalde periode. Daarna is de procedure dezelfde als bij de eerste mogelijkheid.
  • U kunt een doorverwijsbrief aanpassen, aangezien hierin de historiek wordt samengevat via de parameters $patientOverviewAllConsultations$ en $patientDetailedOverviewAllConsultations$. Als deze parameter de gewenste info bevat, kunt u een eigen template maken met die parameter.

Ik wil een internationale klant toevoegen, maar zijn land kan ik niet selecteren?

Het is niet mogelijk om zelf landen toe te voegen aan het systeem. Als u een klant heeft van een land dat niet in de lijst voorkomt, kunt u e-mailen naar ue.satenos|aguf#ue.satenos|aguf en wij zullen dit land toevoegen.

Ik vind een dierenras niet?

U kunt zelf rassen toevoegen: bij de selectielijst van rassen staat er onderaan 'Nieuw'. Als u deze optie selecteert, kunt u een ras toevoegen.

Hoe kan ik aangeven dat een dier verzekerd is, zodat een bepaalde factuur naar de verzekeringsmaatschappij gestuurd wordt?

Hier vindt u alle informatie over verzekeringen van dieren in Fuga.

Kan ik dubbel ingevoerde klanten, dieren (patiënten) of contacten verwijderen?

U kunt dit oplossen door de klanten, dieren (patiënten) of contacten samen te voegen, via de Geavanceerd-tab die enkel toegankelijk is voor beheerders.

Testklanten, -dieren of -contacten kunt u verwijderen via dezelfde tab met 'Klanten zonder consultatie/verkoop/communicatie/bestand'. Belangrijk hier is dat de klantenfiche nog geen historiek heeft.

Hoe kan ik alle e-mailadressen van klanten opvragen?

U moet er eerst voor zorgen dat u het e-mailadres toevoegt aan de getoonde tabel. Dit kunt u doen via Instellingen => Mijn voorkeuren => Tabel opties 1. Vervolgens kunt u in de tab Consultatie geavanceerd zoeken op een klant (meer informatie hier). En kies hier de optie 'Heeft e-mail'.

Daarnaast kunt u een mailing doen vanuit Fuga. Bovenaan het overzicht van uw klanten staat een post10.png icoon. Door op dit icoon te klikken opent een pop-up waarin u een e-mail kunt sturen aan de geselecteerde klanten.

Voor welke dieren krijgen klanten rappels?

Alle dieren die de status 'Normaal', 'Normaal 2' of 'Normaal 3' hebben krijgen rappels. Via de applicatie mijndieren.eu krijgen de klanten van die dieren automatisch een rappel, terwijl u anders via de 'Lijst van verwachte behandelingen' de klanten kunt toesturen per e-mail of post.

Financieel

Een klant heeft een te groot voorschot betaald. Hoe los ik dit op?

Bij het afrekenen (van een enkele consultatie/verkoop of een lopende rekening) heeft u de mogelijkheid om ter correctie een negatieve cash betaling in te brengen. Als het voorschot cash betaald zou zijn en u rekent dezelfde dag af, kunt u ook gewoon het voorschot wijzigen. Als de klant met bancontact heeft betaald, brengt u het betaalde bedrag in als voorschot en doet u hetzelfde als hierboven.

Kan ik de betaalwijze van een factuur of ontvangstbewijs wijzigen?

Onder de tab Boekhouding kunt u de 'Rapporten' openen, waar u een lijst van betalingen kunt genereren. Door op edit10.png te klikken, kunt u de betaalwijze aanpassen.

Hoe geef ik korting in Fuga?

Als u enkel korting wilt geven aan bepaalde klanten, kunt u in hun klantenfiche instellen hoeveel korting u standaard wilt geven op verkopen en erelonen. Die waarden op klantniveau worden als beginwaarden gebruikt voor een nieuwe consultatie of verkoop, maar u kunt ze nog wijzigen.

Dit mechanisme bestaat naast het mechanisme van korting op productniveau, zie hier voor meer informatie.

De eenheidsprijs van producten is verborgen op de facturen. Hoe kan ik dit toch tonen?

Dit is het gevolg van de instellingen 'Vermindering erelonen tonen' en 'Vermindering verkoop tonen' in de Praktijkvoorkeuren uit te vinken. De oplossing is dan om deze optie aan te schakelen. Immers, als de eenheidsprijs toch getoond zou worden, kan de klant gemakkelijk de korting berekenen, wat u via die optie juist wilde vermijden.

De korting wordt niet getoond op de factuur als ik producten in promotie verkoop door de 'Prijsafwijking verkoop' aan te passen in de productfiche. Hoe kan ik dat oplossen?

Deze parameters worden gebruikt om intern de prijszetting te organiseren.

Als u de korting toch zichtbaar wilt maken, kunt u dat best doen door een bulkkorting in te geven in de productfiche. Deze functie laat u toe om vijf kortingsniveaus in te stellen op de hoeveelheid van een product. Daarvoor moet u aanduiden vanaf welke hoeveelheid de bulkkorting van toepassing is en welk percentage gebruikt moet worden. In het geval van een gewone korting kunt u dan '1' aanduiden als minimale hoeveelheid. Deze korting wordt wel getoond op de factuur.

Kan ik met Fuga aankoopfacturen en financiële verrichtingen (kas- en bankverrichtingen) boeken?

Aankoopfacturen kunnen geboekt worden in de tab Boekhouding: selecteer bij nieuw 'Uitgave/inkomende kredietnota' en geef de details in. Opgelet: dit onderdeel is niet bedoeld als boekhoudpakket voor vennootschappen.

Wat we wel aanbieden voor vennootschappen is de mogelijkheid om het boekhoudonderdeel te exporteren naar boekhoudpakketten, voor meer informatie kunt u ons best contacteren via ue.satenos|aguf#ue.satenos|aguf.

Hoe wordt het btw-tarief bepaald?

Als er bij een consultatie of verkoop dieren vermeld zijn, wordt er gekeken of de dieren aangeduid staan als nutsdieren. Zo ja, bedraagt het btw-tarief 6%; zo niet, bedraagt het btw-tarief 21%. Als er bij de consultatie of verkoop geen dieren vermeld zijn, wordt er gekeken of de klant een nutsdierenbedrijf is. Zo ja, bedraagt het btw-tarief 6%; zo niet, bedraagt het btw-tarief 21%. Als er ten onrechte 21% btw-tarief aangerekend wordt, kijkt u best eens naar de fiche van de betrokken dieren.

Als u een factuur heeft gekregen van een dienst (bv. een onderzoek) en u wilt die dienst doorfactureren aan de klant aan 0% btw, moet u de dienst als nieuw product definiëren met 0% btw-tarief en een vaste prijs.

Voor buitenlandse btw-plichtige klanten wordt de btw ook automatisch verlegd.

Hoe werkt de factuurnummering?

Hieronder volgen de mogelijke onderdelen van factuurnummers in Fuga:

  • Het prefix maakt het gemakkelijk om het verschil te zien tussen uw factuurnummers en bijvoorbeeld consultatienummers. Dit prefix bestaat uit een vrije combinatie van letters.
  • Het jaartal is het boekjaar, wat dus anders kan zijn dan het huidige jaar. Uw boekjaar zal bijvoorbeeld een half jaar achterlopen, als uw boekjaar in het midden van het jaar begint.
  • Het volgnummer wordt bepaald door het op dat moment laatste nummer in de factuurnummering met hetzelfde prefix (en eventueel boekjaar) +1. U kunt deze nummering zelf verhogen naar een bepaald nummer door tijdelijk de factuurnummering op manueel in te stellen, en een bepaald nummer te kiezen voor een factuur. Lees hieronder meer informatie over het manuele gebruik van de factuurnummering.

Noot: de onderstaande methode gaat specifiek over de verkoopfactuurnummering, maar dezelfde werkwijze kunt u gebruiken voor elke nummering.

Fuga's factuurnummering werkt op basis van de gekozen nummering onder Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Nummers => Verkoopfactuurnummer. Hier kunt u kiezen uit de volgende opties:

  • Prefix, jaar en volgnummer - Deze bestaat uit drie delen: het prefix, het jaartal van het boekjaar en het volgnummer gescheiden van de vorige twee delen met een punt. Deze optie laat als enige toe om de nummering automatisch te laten herbeginnen als het boekjaar beëindigd is, wat gebeurt als de maand aanbreekt die is ingesteld onder Instellingen => Praktijkgegevens => Boekhouding => Start boekjaar. Een voorbeeld: SI2020.001010, waarbij SI het prefix is, 2020 het jaartal en .001010 het volgnummer.
  • Prefix en volgnummer - Deze optie bestaat uit twee delen: het prefix en het volgnummer gescheiden door een punt. Een voorbeeld: SI.001010, waarbij SI het prefix is en .001010 het volgnummer.
  • Manueel - Deze optie is vrij in structuur en het factuurnummer moet per factuur zelf ingegeven worden. Indien er een fout is gebeurd bij de nummering (gaten in de nummering) kan deze functie gebruikt worden om facturen manueel te hernummeren en op die manier gaten te dichten. Zet hiervoor de nummering van facturen tijdelijk op manueel en benoem de volgende factuur die u aanmaakt met het gat in de nummering. U zult dit factuurnummer moeten ingeven bij het aanmaken van de factuur. Opgelet: hou hier wel de voordien gebruikte opmaak van de nummering aan. Het volgnummer moet uit zes cijfers bestaan.

Hoe vul ik een gat in de factuurnummering?

Indien een factuur fouten bevat kunt u ze verwijderen door de corresponderende consultatie te ontgrendelen. Vervolgens maakt u de factuur terug aan door ze opnieuw te vergrendelen en af te rekenen.

Opgelet: deze nieuwe factuur gaat de factuurnummering verder zetten en niet het oude factuurnummer overnemen. Deze gaten moeten vermeden worden in de boekhouding. Hierdoor kunt u best de nummering van de facturen op manueel zetten voor u de nieuwe factuur aanmaakt. Meer details leest u bij de optie 'Manueel' onder Hoe werkt de factuurnummering?

Hoe verwijder ik een factuur?

Een factuur wordt verwijderd bij het ontgrendelen van een afgerekende consultatie of verkoop, via de Geavanceerd-tab leest u hoe u dat doet. Opgelet: het wordt sterk afgeraden om zomaar facturen te verwijderen, omdat het onder andere gaten in de factuurnummering veroorzaakt. We raden aan om in de plaats kredietnota's te gebruiken.

Hoe maak ik een kredietnota?

U kunt een kredietnota aanmaken via de tab Boekhouding, door in het dropdownmenu onder het hoofdmenu voor 'Kredietnota' te kiezen en op de 'Nieuw'-knop te klikken. Meer informatie hierover vindt u op deze pagina.

Indien u de optie 'Kredietnota' niet ziet, kunt u die instellen bij Instellingen => Mijn voorkeuren => Menuopties. Meer informatie vindt u op deze pagina.

Kan ik offertes maken via Fuga?

Ja, u kunt een offerte maken via Fuga voor een bepaalde consultatie. Wat u in zo'n geval doet, is de consultatie aanmaken inclusief alle details, en vervolgens op het eurosymbool met pdf en een plusteken klikken. De offerte wordt automatisch in de klantenfiche toegevoegd, onder 'Bestanden'. Opgelet: het is belangrijk om achteraf de consultatie te verwijderen, zodat de offerte de stock niet beïnvloedt.

Hoe kan ik mensen of instanties (zoals het FAVV) factureren die geen klant zijn bij ons?

Om contacten (niet-klant) te kunnen factureren, moet u het contact ook als klant inbrengen in Fuga.

Welke grootboekrekening moet ik gebruiken om kosten te boeken die op de btw–aangifte onder vak 83 terecht moeten komen?

  • Grootboekrekeningen die beginnen met '60': vak 81
  • Grootboekrekeningen die beginnen met '6X' en X!=0: vak 82
  • Grootboekrekeningen die beginnen met '2': vak 83

Hoe moet ik CodaBox activeren?

Via de interface met CodaBox is het mogelijk de verkoopfacturen te verzenden naar uw boekhouder en de CODA-bestanden te ontvangen van uw bank zodat de facturen die betaald worden via overschrijving automatisch afgepunt worden. De boekhouder moet dan al wel CodaBox-gebruiker zijn. Om de CodaBox-functie in Fuga te activeren moet u de boekhoudexport-module in Fuga aanvragen via ue.satenos|snoitpircsbus#ue.satenos|snoitpircsbus.

Indien dit gebeurd is, dient u volgende stappen te nemen:

Wat kunt u dan doen:

Stock

Hoe kan ik de uitgaande eenheden van een product aanpassen zonder de historische stock en toedieningshoeveelheden te beïnvloeden en zonder het product te ontgrendelen?

Via het '2'-icoon in de productfiche wordt er een kloon gemaakt van het product waarbij u wijzigingen kunt maken. Hierbij kunt u bijvoorbeeld de oude stock (enkel niet aangebroken loten) overnemen. Bij het klonen van een product wordt het oude product automatisch gedeactiveerd.

Hoe behandel ik dubbele producten?

Sommige groothandels wijzigen wel eens de benaming van een product. Fuga kijkt naar die productnaam en naar de CNK-code om te controleren of het product al gekend is. Als de productnaam wijzigt, betekent dat dus dat het opnieuw tussen de onvoldoende beschreven producten komt te staan.

Als oplossing voor dit probleem, heeft u bij de 'Onvoldoende beschreven producten' de optie 'Voeg samen met bestaand product' (next10.png). Hiermee kunt u aangeven dat het product al bestaat maar onder een andere naam. Er kunnen zich 2 gevallen voordoen:
  1. Het gaat om een tijdelijke wijziging van de naam, door bijvoorbeeld een probleem bij de groothandel. In dit geval selecteert u het bestaande product en vinkt u ook aan dat de bestaande naam en CNK-code overschreven mogen worden met de nieuwe naam en CNK-code. Druk vervolgens op 'Samenvoegen'.
  2. Het gaat om een definitieve wijziging van de naam of CNK-code. In dit geval selecteert u het bestaande product en u drukt op 'Samenvoegen. Op deze manier vermijdt u dat u bij een volgende levering weer hetzelfde moet doen.

Als beide dubbele producten al voldoende zijn beschreven, verplaatst u best alle loten van één product naar het andere en verwijdert u het lege product. Dat doet u door in de tab 'Geavanceerd' de optie 'Verplaats lot/levering naar ander product' te kiezen. Daarna verwijdert u het lege product via Geavanceerd => Niet-gerefereerde producten.

Mijn effectieve stock is verschillend (hoger of lager) dan de stock in Fuga. Hoe kan ik dit inbrengen?

U kunt de beschikbare hoeveelheid van een lot/levering aanpassen via volgende functies (u vindt dit op de Lot/levering bekijken-pagina):

  • Indien u een hogere effectieve stock heeft dan in Fuga, kunt u via de optie 'Gerecupereerde eenheden' het verschil toevoegen.
  • Indien u een lagere effectieve stock heeft dan in Fuga, kunt u via de optie 'Verdwenen eenheden' het verschil aftrekken.

Hoe kan ik mijn stock invoeren in Fuga?

Zorg er eerst en vooral voor dat alle producten (productdefinities) ingevoerd zijn, zie hier. Om vervolgens de effectieve stock toe te voegen, gaat u naar de productfiche, onder de tab 'Loten/leveringen'. Hier kunt u loten/leveringen (de fysieke producten) toevoegen.

Bij het inbrengen van een bestaande stock, rondt u dit af naar boven en kunt u de reeds gebruikte verkoopeenheden (uitgaande eenheden) inbrengen door het editeren van het lot/levering (onder 'Verdwenen eenheden').

Hoe kan ik producten verwijderen waar ik geen stockbeheer op doe?

Er zijn verschillende manier om ongebruikte producten te verwijderen.

  1. U kunt producten verwijderen zolang er geen loten/leveringen aan gekoppeld zijn. Dat doet u met 'Niet-gerefereerde producten' onder de tab Geavanceerd. Als er aan een product loten/leveringen hangen die verbruikt zijn, kunt u het product niet verwijderen maar wel deactiveren. Als u producten uit de lijst 'Onvoldoende beschreven producten' heeft waar u geen stockbeheer op wilt doen (zoals verband, vicryl, etc.), kunt u ze verwijderen door een extra account aan te maken bij uw groothandel, zodat u die producten via dat account kunt bestellen. Als dat mogelijk is, voegt u dit account niet toe in Fuga zodat de producten ook nooit ingelezen worden.
  2. Definieer de producten eenmalig: ze zullen dan niet meer als 'onvoldoende beschreven' aangegeven worden. Vervolgens heeft u twee opties op het product te verwijderen. Opgelet: deze taken moeten herhaald worden bij elke levering.
    • Als u voor het lot/levering stockbeheer wilt doen, bewerkt u de lotfiche als het artikel volledig verbruikt is. Zet vervolgens 'Verdwenen aantal eenheden' met reden 'Algemeen verbruik' gelijk aan het geleverde aantal. Op die manier wordt het product ook aangegeven bij de 'Bij te bestellen producten'.
    • Als u daarentegen geen stockbeheer wilt doen, verwijder dan het lot/levering op het moment van de levering via Stock => Verzonden bestellingen.
  3. Verwijder bij de levering zowel het lot/levering als het product, verwijder het bestelde lot/levering via Stock => Verzonden bestellingen en het vuilbakje. Vervolgens heeft u twee opties om het product te verwijderen. Opgelet: deze taken moeten herhaald worden bij elke levering.

Na het inlezen van een levering (leveringsdocument) is het product nog steeds niet beschikbaar in de consultatie? Hoe komt dit?

De inkomende loten/leveringen staan nog in de lijst 'Verzonden leveringen' (onder de Stock-tab, meer informatie op deze pagina). Het feit dat u een leveringsdocument heeft, wil nog niet zeggen dat u de goederen effectief ontvangen heeft. Daarom komen deze loten/leveringen eerst in de lijst van 'Verzonden leveringen' terecht en moet u expliciet aangeven (met delivered10.png) dat u ze ontvangen heeft. Daarna maken ze deel uit van de stock en dat is ook het moment dat het product vergrendeld wordt, als het over een eerste lot/levering van dit product gaat althans.

Hoe kan ik een leverancier linken aan Fuga, zodat ik o.a. automatisch kan leveringsdocumenten kan inlezen en producten kan bestellen vanuit Fuga?

Onder de tab Stock maakt u een leveranciersfiche aan door 'Leverancier' te selecteren en vervolgens op 'Nieuw' te klikken. Vervolgens koppelt u de leveranciersfiche met de leveranciersinterface onder de Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Stock en klik op het potloodje. Bij het menu 'Relatie tussen leveranciersinterfaces en leveranciers' kiest u uw leverancier en selecteert u de fiche van de leverancier die u aangemaakt heeft en slaat u op. Als u nogmaals op het potloodje klikt, zal er rechts onderaan één of enkele extra veld(en) verschijnen voor uw leveranciers. Hier kunt u de aanmeldgegevens ingeven die u van de leverancier gekregen heeft.

Zodra alles is ingevuld en opgeslagen, kunt u onder Stock => Verzonden leveringen uw leveringen opvragen die onderweg of geleverd zijn.

Ik verander van groothandel. Hoe geef ik dit in in Fuga?

Eerst en vooral is het belangrijk om te weten dat u in Fuga met meerdere groothandels of leveranciers tegelijkertijd kan werken. Om dat te doen voegt u gewoon de verschillende leveranciers afzonderlijk toe aan Fuga, zie hierboven hoe u de interface activeert in Fuga.

Als u verandert van groothandel, moet u vooreerst de nieuwe groothandel toevoegen in Fuga. Dat doet u door onder de tab Stock een leveranciersfiche aan te maken door 'Leverancier' te selecteren en vervolgens op 'Nieuw' te klikken. Vervolgens koppelt u de leveranciersfiche met de leveranciersinterface onder de Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Stock en klik op het potloodje. Bij het menu 'Relatie tussen leveranciersinterfaces en leveranciers' kiest u uw leverancier en selecteert u de fiche van de leverancier die u aangemaakt heeft en slaat u op. Als u nogmaals op het potloodje klikt, zal er rechts onderaan één of enkele extra veld(en) verschijnen voor uw leveranciers. Hier kunt u de aanmeldgegevens ingeven die u van de leverancier gekregen heeft. Vergeet niet om opnieuw op te slagen.

Vaak komt het voor dat de productnaam van verschillende leveranciers verschilt, terwijl het wel over hetzelfde product gaat. Als dat het geval is, kunt u de twee producten samenvoegen door op next10.png ('Samenvoegen met bestaand product') te klikken, in de rij van het product onder Onvoldoende beschreven producten. Hierbij kunt u kiezen om de naam en CNK-code van het bestaand product te overschrijven en om de bruto en publieksprijs aan te passen. Onder Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Stock => Overschrijf naam en CNK-code van bestaand product (standaard waarde) kunt u overigens aanduiden of die eerste optie standaard wel of net niet wordt opgenomen.

Ten slotte kunt u ook nog uw voorkeursleverancier aanduiden onder Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Stock => Standaard leveranciersinterface.

Bij het opslaan van geleverde loten/leveringen (onder de lijst van verzonden bestellingen) zie ik geen producten wanneer ik op de grote vrachtwagen klik. Hoe komt dit?

Wanneer u producten in batch (met de grote vrachtwagen) wilt toevoegen, werkt dit enkel met producten die al voldoende beschreven zijn. Vanaf het ogenblik dat het product voldoende beschreven is, kunt u wel in batch aangeven dat de loten geleverd zijn. Neem ook een kijkje op deze pagina voor meer informatie over onvoldoende beschreven producten.

Dit fenomeen is typisch voor de opstartfase van Fuga waarin er nog veel nieuwe producten in het systeem komen.

Ik krijg de melding 'Afwijking btw-tarief tussen product info en nieuwe levering (…)' wanneer ik een leveringsdocument oplaad. Wat betekent deze melding en hoe is het op te lossen?

Dit is een waarschuwing dat het btw-tarief van de nieuwe levering verschilt met dat van de productinfo in Fuga, bijvoorbeeld als het product ingesteld stond met 6% btw maar het leveringsdocument vermeldt 21%. Als u denkt dat 21% juist is, dan moet u het btw-tarief van het product eerst wijzigen naar 21% en vervolgens het leveringsdocument opladen. Als u denkt dat 6% juist is, dan moet u de groothandel contacteren.

Ik zou graag een volledig flesje verkopen in plaats van bijvoorbeeld twee halve flesjes. Hoe kan ik dit instellen?

Bij een verkoop of toediening bestaat de optie 'Oudste (alles binnen 1 lot/levering)', naast 'Oudste eerst' en 'Manueel'. Het komt erop neer dat, als u N uitgaande eenheden wilt, dan zal het oudste lot/levering gekozen worden dat nog N uitgaande eenheden heeft. Opgelet: als er geen enkel lot/levering is dat nog N eenheden heeft, dan zult u een andere selectiemethode moeten kiezen.

Wat zijn de minimale en maximale stock?

Door de minimale stock in te geven detecteert Fuga wanneer een bepaald product bijbesteld moet worden. U heeft daarin nog steeds de laatste hand, klik hier voor meer informatie over bij te bestellen producten. De maximale stock wordt gebruikt om te bepalen hoeveel er standaard bijbesteld wordt, wat nog aanpasbaar is bij de bestelling zelf. De minimale en maximale stock worden ingegeven in uitgaande eenheden, bestellen gebeurt in inkomende eenheden.

Voorbeeld: stel dat een bepaald product binnenkomt per doos van 6 flacons, de inkomende eenheid is dan 1 doos en de uitgaande eenheid 1 flacon. U geeft bijvoorbeeld in dat de minimale stock 9 flacons (uitgaande eenheden) betreft en de maximale stock 24 flacons (uitgaande eenheden). Als de voorraad van dat product op een gegeven moment zakt naar 8 flacons, zal er automatisch een bestelling aangemaakt worden met 16 eenheden, ofwel afgerond 3 dozen (inkomende eenheid). Dat voorstel keurt u vervolgens goed en de bestelling wordt gemaakt bij de leverancier.

Hoe maak ik een labo-aanvraag in Fuga?

Een labo-aanvraag maakt u in de consultatiefiche onder de tab 'Bestanden'. Hier moet u de volgende stappen ondernemen:

  1. Klik op het icoon addDoc18.png.
  2. Kies het gewenste aanvraagformulier en druk op 'Volgende'.
  3. Stel hier een aantal parameters in en druk op 'Bewaar'. Er is nu een nieuw bestand toegevoegd aan de consultatie.
  4. Open dat bestand, steek het aanvraagformulier van het labo in uw printer en druk het document af.

Een aantal labo's werkt met online aanvragen. In dat geval moet u het aanvraagformulier afdrukken vanaf de website van het labo.

Hoe haal ik de resultaten van het labo op?

U moet eerst en vooral de gegevens van uw labo inbrengen onder Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Externe documenten. Het 'Laatste XYZ aanvraagnummer' is het laatste referentienummer dat u gebruikt heeft op een aanvraag bij het labo XYZ. Dit is een volgnummer dat gebruikt wordt als unieke identificatie van een aanvraag bij XYZ binnen uw praktijk. Op basis van dit referentienummer gebeurt de automatische koppeling van de resultaten met de consultatie.

Onder Docu center => Externe bestanden kunt u nieuwe resultaten opvragen door op myPetsReset10.png te klikken. Een belangrijke parameter hierbij is 'Dagen': deze parameter bepaalt hoe ver er wordt teruggegaan in de tijd om resultaten op te halen. Deze pagina is een 'inbox' voor alle externe documenten en hier vindt u vier tabellen terug, namelijk:
  • Ontvangen bestanden - Resultaten met een bekend referentienummer. Deze zijn automatisch gekoppeld aan de juiste consultatie.
  • Ontvangen bestanden (geen bestemming) - Resultaten met een onbekend referentienummer, bijvoorbeeld omdat de aanvraag niet in Fuga gemaakt is of omdat het referentienummer fout is overgenomen bij het labo. Deze resultaten kunt u nog manueel koppelen aan de juiste consultatie.
  • Ontvangen bestanden (onvolledig) - Onvolledige resultaten. Deze resultaten kunnen nog niet gearchiveerd worden en blijven in de 'inbox' staan tot ze volledig zijn.
  • Verwachte bestanden - Dit geeft een overzicht van de aanvragen die in Fuga gemaakt zijn, maar waarvoor er nog geen resultaten beschikbaar zijn.

Zie ook Externe documenten.

Kan ik de stock in mijn depot verdelen over verschillende virtuele depots om de stock in mijn auto en de stock in de consultatieruimte apart te beheren?

Ja, dat kan. Als u bijvoorbeeld één officieel depot XYZ heeft, kunt u een aantal virtuele depots aanmaken door in Instellingen => Praktijkgegevens => Plaatsen een aantal 'virtuele plaatsen' toe te voegen, zoals een auto. Die virtuele depots kunt u depotnummers geven van de vorm XYZ-abc. U kunt dit bijvoorbeeld ook gebruiken om de producten van GHD en KHD gescheiden te houden in gemengde praktijken.

Nieuw geleverde loten/leveringen komen toe op het depot XYZ. U kunt ze vervolgens verplaatsen naar één van de virtuele depots via Geavanceerd => Verplaats lot/levering naar ander depot. Hierbij kunt u een deel van een lot/levering of een volledig lot/levering verplaatsen naar een ander depot. Ook kunt u aparte accounts bij uw groothandel aanvragen voor de verschillende (virtuele) depots, zodat u zelf de loten/leveringen niet meer hoeft te verplaatsen tussen de verschillende depots.

Kan ik de nummering van bestelbonnen aanpassen?

De bestelbonnen worden automatisch genummerd (apart volgnummer voor elk depot). Het laatste volgnummer van deze volgnummers kunt u instellen (per depot) in de instellingen. Hier vindt u meer info.

Een overzicht van bestelbonnen van de verschillende groothandels vindt u terug in onder Docu center => Praktijkdocumenten, als u de bestelbonnen in Fuga heeft aangemaakt althans (expliciet of impliciet via een NetOrder-bestelling).

Overige

Hoe kan ik in Fuga een nieuwsbrief maken voor mijn klanten?

In Fuga kunt u een nieuwsbrief maken in zowel digitale als papieren vorm.

Als u de nieuwsbrief wil e-mailen naar uw klanten, maakt u best eerst een geavanceerde zoekopdracht op klanten of dieren (zie hier) en gebruikt u vervolgens email10.png. Na een zoekopdracht op klant kunt u een nieuwsbrief sturen met daarin klantspecifieke informatie, voorbeeld: 'Beste Mr. Peeters, volgende week organiseren we een infoavond'. Na een zoekopdracht op dier kunt u logischerwijs een nieuwsbrief sturen met dierspecifieke informatie, voorbeeld: 'Beste Blackie, gefeliciteerd met je verjaardag op 31 augustus'.

Als u een nieuwsbrief aanmaakt heeft u drie mogelijkheden om de inhoud van de e-mail te bepalen.

  • U typt gewoon een kort tekst bericht in.
  • U kunt een html-bestand opladen.
  • U kunt een template van type 'E-mail' selecteren. Hierbij kunt u zowel opmaak 'Eenvoudig' als 'Rijke tekst' gebruiken, dit laat gepersonaliseerde brieven toe.
  • U kunt eventueel een bijlage toevoegen aan de e-mail. Dit kan zowel een extern bestand zijn dat u toevoegt, maar het kan ook een template van type 'Brief' zijn.
Als u daarentegen een gepersonaliseerde papieren nieuwsbrief wilt versturen, doet u wederom eerst een geavanceerde zoekopdracht op klanten of dieren (zie hier) en gebruik vervolgens het post10.png linksboven. Na een zoekopdracht op klant kunt u een nieuwsbrief aanmaken in pdf met daarin klantspecifieke informatie, voorbeeld: 'Beste Mr. Peeters, volgende week organiseren we een info-avond'. Na een zoekopdracht op dier kunt u een nieuwsbrief aanmaken in pdf met daarin dierspecifieke informatie, voorbeeld: 'Best Blackie, gefeliciteerd met je verjaardag op 31 augustus'.

Bekijk ook zeker de optie van Personalcard. Personalcard ontwerpt een kaart/brief voor uw mailings en behandelingsherinneringen en koppelt deze aan uw account. Na selecteren en uploaden van de te versturen kaarten/brieven worden deze door Personalcard gedrukt en verstuurd. Er gaat dus een fysieke kaart naar de klant.

Ik heb de voorgedrukte documenten van het labo rechtstreeks geprint vanuit Fuga, maar enkele gegevens staan verplaatst. Kan ik hier iets (printerinstellingen) aan veranderen?

Kijk bij het afdrukken na of het goede papierformaat (A4) staat ingesteld, of er geen automatisch schaling of extra marges staan ingesteld bij uw afdrukopties en of het papier goed gepositioneerd is in de printer.

Sinds enkele jaren hebben verschillende browsers hun eigen ingebouwde pdf-lezers. Deze vervormen ook dikwijls de lay-out. Het is beter om Acrobat Reader te gebruiken als pdf-lezer om pdf-documenten te printen. U kunt ervoor zorgen dat Acrobat Reader automatisch gebruikt wordt bij het openen van pdf-documenten in uw browser. Instructies om dit in te stellen vindt u op http://helpx.adobe.com/acrobat/kb/pdf-browser-plugin-configuration.html.

Waarom worden de mails vanuit Fuga verstuurd met als afzender een adres uit het sonetas.eu-domein?

Het versturen van e-mails in bulk is een voortdurend gevecht tegen spamfilters. Eén van de criteria waar spamfilters op letten is of de afzender van een bericht dezelfde domeinnaam heeft als de server waar het bericht verzonden wordt. Vandaar dat de e-mails verstuurd worden vanaf een e-mailadres van Sonetas (bv. ue.satenos|4321aguf#ue.satenos|4321aguf) en staat het e-mailadres van de praktijk in de 'reply-to'-optie, zodat antwoorden op de e-mail toch naar de praktijk gaan.

Elke praktijk heeft een eigen sonetas.eu-adres. Dit adres heeft de vorm ue.satenos|YXWVaguf#ue.satenos|YXWVaguf, waarbij VWXY de eerste 4 cijfers zijn uit uw gebruikersnaam. Niet-leverbare e-mails of antwoorden van fout ingestelde e-mailprogramma's zullen toekomen op ue.satenos|YXWVaguf#ue.satenos|YXWVaguf, maar worden automatisch doorgestuurd naar het publieke e-mailadres van de praktijk (zoals ingesteld onder Instellingen => Praktijkgegevens => Algemeen). Als 'Publiek e-mailadres label' kunt u de naam van uw praktijk invullen, zodat de ontvangers van de e-mail de afzender meteen herkennen als hun dierenartsenpraktijk.

Daarnaast zijn er 3 technische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de e-mails niet als spam worden beschouwd, namelijk PTR records, SPF en DKIM.

Als ik iets wil verwijderen via de prullenbak gebeurt er niets. Wat kan ik doen?

Het is zo dat de functie om iets te verwijderen in Fuga werkt met een pop-up die bevestiging vraagt. Als uw browser is ingesteld om pop-ups te blokkeren, kan het zijn dat u daardoor geen pop-up te zien krijgt als u op verwijderen klikt. Om dit probleem op te lossen moet u in uw browser instellen dat u pop-ups toelaat voor Fuga.

Hoe kan ik mijn wagen verkopen via de zaak? Hoe moet ik dit in Fuga ingeven zodat slechts 50% van het bedrag wordt belast met btw?

Om ervoor te zorgen dat slechts op 50% van de verkoopsprijs btw aangerekend wordt, moet u in Fuga gebruik maken van een vrije boeking. Maak een vrije boeking voor 50% van de verkoopprijs belast met 21% btw en een vrije boeking voor 50% van de verkoopprijs belast met 0% btw. Deze boekingen kunnen op één factuur afgerekend worden.

Noot: deze informatie is conform de wettelijke regeling (sinds 2012) voor verkoop van een wagen.

Hoe deel ik gegevens met een collega-dierenarts die ook Fuga gebruikt?

Om klanten- en patiënteninformatie uit te wisselen met collega-dierenartsen kunt u eenvoudigweg de klantenfiche exporteren uit uw Fuga en doorsturen naar de collega. Hij/zij kan vervolgens de fiche importeren in zijn/haar Fuga. In een consultatie klikt u onder de tab 'Bestanden' op addDataExportFile18.png, dat een exportbestand maakt met klanten- en diereninfo. Vervolgens kunt u via email10.png in de rij van het bestand de fiche doorsturen naar een collega-dierenarts. De collega-dierenarts moet in dat geval zijn ingegeven als contact (niet-klant) en hij moet uiteraard een e-mailadres bezitten in Fuga. Om een bestand te importeren voegt u het onder 'Consultatie' toe door 'Klant (via import)' te selecteren, naast de 'Nieuw'-knop.Wat u ook kunt doen om een collega-dierenarts te betrekken is een doorverwijsbrief sturen vanuit Fuga. Onder de tab 'Bestanden' (van de consultatiefiche) kunt u op addDoc18.png klikken, zodat u in het Docu center terecht komt waar u het type 'Doorverwijsbrief' kunt kiezen. Die brief kunt u nog nakijken en eventueel wijzigen. Als u het document vervolgens bewaart, zal dat (als pdf) toegevoegd worden aan de consultatie. Als laatste stap klikt u op email10.png om het document te verzenden per e-mail. Vergeet ook hier de doorverwijsarts niet toe te voegen aan uw contacten (niet-klant) en zijn e-mailadres in te stellen.