GDPR

Inleiding

gdpr-data-protection-laws-hotel-marketing.jpg

De Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR) is de eengemaakte Europese wetgeving rond databescherming. Het gaat in essentie over alles wat te maken heeft met het bijhouden en gebruiken van gegevens die persoonsgebonden zijn, in de meest ruime betekenis.

Als Klant (gebruiker van Fuga en klant van Sonetas) werkt u met persoonsgebonden gegevens en heeft u daardoor de rol van "Verwerkingsverantwoordelijke" en Sonetas heeft de rol van "Verwerker" (zie Artikel 4 http://www.privacy-regulation.eu/nl/artikel-4-definities-EU-AVG.htm).

Disclaimer: we doen als klein bedrijf ons best om de GDPR zo goed mogelijk te implementeren. Het is altijd mogelijk dat we interpretatiefouten maken (we hebben niet de middelen om dure advocaten en consultants in te zetten). Als deze fouten opduiken zullen we deze zo snel mogelijk rechtzetten.

Functies in Fuga

Fuga heeft ingebouwde functies die u helpen om uw rol als "Verwerkingsverantwoordelijke" correct uit te voeren.

Recht op uitschrijven

Bij alle 'bulk' mails (nieuwsbrief, rappels) zal er automatisch een link toegevoegd worden waarbij de ontvanger zijn/haar communicatievoorkeuren kan bekijken en wijzigen.

Recht op inzage

Er is in Fuga een template 'Persoonsgegevens' toegevoegd die de persoonsgegevens van een bepaalde persoon oplijst in een pdf document (template op klantniveau). Dus als een persoon u verzoekt om inzage te hebben, kunt u deze template aanmaken en hem/haar deze bezorgen. De template bevat ook instructies voor de volgende 2 punten.

Recht op correcties (rectificatie)

Een persoon kan u via e-mail vragen om correcties aan te brengen aan zijn/haar gegevens.

Recht op wissing

Een persoon kan u via e-mail vragen om vergeten te worden. Dit kan enkel als er geen wettelijke grondslagen meer zijn. In Fuga betekent dit op dit ogenblik dat de persoon geen consultatie of verkoop meer gehad heeft in de afgelopen 5 jaar, de persoon geen onbetaalde facturen meer heeft en dat de laatste factuur/ontvangstbewijs minstens 10 jaar oud is. Dit is gebaseerd op de termijn dat facturen en TVD documenten moeten bijgehouden worden.

Deze functie is geïmplementeerd in Fuga met de 'Anonimiseer'-knop.

Elektronische communicatie

De GDPR bevat richtlijnen over hoe u mag communiceren met uw klanten. Dit gaat enkel over elektronische communicatie (e-mail, sms, mijndieren.eu, …), dus niet over communicatie per post (kaartjes, brieven).

In onze interpretatie van de regelgeving moet er onderscheid gemaakt worden tussen:

  1. Informatieve berichten, bv. het bekend maken van nieuwe openingsuren aan uw klanten. Deze zijn toegestaan omdat u een klantrelatie heeft.
  2. Commerciële berichten, bv. het promoten van een niet-essentieel product.

Fuga biedt volgende manieren aan om in bulk berichten te versturen naar uw klanten:

  1. Nieuwsbrieven
  2. Berichtenmodule van mijndieren.eu
  3. Behandelingsherinneringen

Of een bericht commercieel of informatief is, is vaak stof voor discussie. We laten het dan ook aan de praktijk om dat zelf te bepalen. Enkel de behandelingsherinneringen beschouwen we standaard als informatief (het blijft voor de klant wel mogelijk om in zijn/haar profiel aan te geven dat ze deze berichten niet wil ontvangen).

Indien u geen commerciële berichten op elektronische wijze wil versturen (of van plan bent te versturen in de toekomst) hoeft u verder niets te doen.

Indien u wel commerciële berichten op elektronische wijze wil versturen dient u het onderstaande grondig door te nemen.

In Fuga kan er voor elke persoon aangegeven worden of hij/zij commerciële info wil ontvangen (veld 'Ik wil commerciële informatie ontvangen van mijn dierenarts (niet van derden) '). Dit staat standaard uit, behalve voor personen die mijndieren.eu gebruiker zijn (zij hebben dit aanvaard door de Gebruikersovereenkomst te aanvaarden). Als dit aangezet wordt, wordt er bijgehouden wanneer en op welke wijze de toestemming gegeven is. Er zijn verschillende manieren om toestemming te (laten) geven:

  1. Voor bestaande klanten met een e-mailadres en die geen mijndieren.eu gebruiker zijn kunt u een eenmalige mailing uitvoeren met de vraag of ze in de toekomst nog commerciële berichten willen ontvangen. Hiervoor zit er een standaard template "Toestemming commerciële berichten" in 3 talen in Fuga. U kan hiervan ook een eigen versie maken. Hoe u deze mailing doet kan u lezen op de Eenmalige mailing naar bestaande klanten pagina.
  2. Voor nieuwe klanten of bestaande klanten die een e-mailadres opgeven:
    • Een medewerker van de praktijk kan nadat hij/zij de klant expliciet om toestemming heeft gevraagd deze optie aanvinken.
    • Indien u als praktijk mijndieren.eu gebruikt, kunnen nieuwe klanten met een e-mailadres (of bestaande klanten die voor de eerste keer een e-mailadres opgeven) automatisch uitgenodigd worden voor mijndieren.eu. Als ze op die uitnodiging in gaan, aanvaarden ze de Gebruikersvoorwaarden en aanvaarden ze dat ze de twee types berichten willen ontvangen. Gebruikers van mijndieren.eu kunnen achteraf in hun profiel nog hun communicatievoorkeuren wijzigen.
    • Indien u als praktijk mijndieren.eu niet gebruikt of u nodigt mijndieren.eu gebruikers niet automatisch uit, heeft Fuga de mogelijkheid om automatisch een 'Welkomstmail' te sturen als er een nieuw e-mailadres wordt ingebracht ("Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Algemeen => Welkomstmail"). Deze e-mail bevat een link om in te schrijven op commerciële berichten en een link naar een pagina waar de klant zijn/haar communicatievoorkeuren kan beheren. Hiervoor zijn er ook standaard templates voorzien, maar u kan ook weer een eigen variant van de standaard template maken.

Subverwerkers