Templates

Inleiding

Standaard zijn er al verschillende templates ter beschikking in Fuga. U kunt echter ook eigen templates maken voor allerlei documenten.

Nieuwe template toevoegen

U kunt templates van het type 'Brief', 'E-mail', 'Sms' of 'Tekening' aanmaken. Om een nieuwe template aan te maken, moet u in de tab 'Instellingen' zitten. In de grijze balk onder het hoofdmenu zult u een dropdownmenu zien (zie afbeelding rechts). Kies in deze lijst voor 'Template' en klik op de 'Nieuw'-knop.

toevoegen.PNG

Een nieuw scherm komt tevoorschijn. In dit scherm moet u verschillende gegevens invullen met betrekking tot de template.

  • Naam - Hierin geeft u een zinvolle en unieke naam op, zodat u de template later gemakkelijk kunt terugvinden.
  • Taal - Hier selecteert u de taal van de tekst van de template.
  • Bestemming/context - Dit bepaalt op welk niveau u de template kunt gebruiken. Afhankelijk van de gekozen bestemming, zijn er andere variabelen of parameters beschikbaar die u kunt gebruiken in de template.
    • Praktijk
    • Klant
    • Dier
    • Communicatie
    • Verkoop
    • Consultatie
    • Consultatieafspraak
  • Template type - Hier kunt u het type van de template selecteren: brief, e-mail, sms of tekening. Die template kunt u in ofwel eenvoudige vorm, ofwel rijke tekst schrijven. Vervolgens verschijnen er enkele opties die u kunt aanduiden of invullen, afhankelijk van het geselecteerde type.
    • Gebaseerd op - Hiermee kunt u een nieuwe template aanmaken op basis van een bestaande template. Er zullen al heel wat velden ingevuld worden, die u gemakkelijk kunt aanpassen. Opgelet: de bestemming wordt niet mee ingevuld. Zo zult u bijvoorbeeld de bestemming handmatig op 'Dier' moeten zetten indien u een rappelbrief als basis heeft gekozen.
    • Vermijd briefhoofd en voetnoot (interne documenten) - Indien dit vakje is aangevinkt, worden het briefhoofd en de voetnoot bij interne documenten vermeden.
    • Titel/onderwerp - Dit is de titel die onder het logo (linksboven) komt te staan.
    • Linksboven - Hier kunt u optionele tekst ingeven die linksboven (onder de titel) geplaatst wordt.
    • Rechtsboven - Hier kunt u optionele tekst ingeven die rechtsboven geplaatst wordt. Vaak zal dat de naam en het adres van de bestemmeling zijn.
    • Inhoud - Hier geeft u de inhoudelijke tekst van uw template in.
    • Bestandstype en bestand - Als u een template van het type 'Tekening' wilt maken, kunt u een bestand toevoegen.

Opgelet! Wat het type van de template betreft, is er nog een bijzonderheid waarmee u rekening moet houden. Als u een template als rappel wilt versturen via de post of via e-mail, moet u steeds het type 'Brief' kiezen. Op die manier wordt er vermeden dat u voor elk rappel zowel een 'Brief'- als 'E-mail'-versie moet aanmaken.

Het is daarnaast mogelijk om beelden (.jpeg-, .png- en .gif-bestanden) in een template te gebruiken. Als u een template ontwerpt, kunt u alle beelden gebruiken die beschikbaar zijn op het praktijkniveau (Docu center => Praktijkbestanden). Bij het toepassen van een template, kunt u de beelden gebruiken die beschikbaar zijn in de context, bijvoorbeeld als u een 'Verslag doorverwijzing' maakt (context is een consultatie), dan kunt u de RX-beelden van die consultatie gebruiken. Ook kunt u de standaardtekeningen (dental, dermato, ophtalmo) toevoegen als afbeeldingen in de templates.

Er is bovendien de mogelijkheid om 'placeholders' toe te voegen in uw template-ontwerp. Als u bijvoorbeeld een 'Placeholder foto dier' toevoegt in het ontwerp, zal die placeholder (een silhouet van een hond in dit geval) vervangen worden door de foto van het dier wanneer u de template gebruikt in onder andere een consultatie. Op dezelfde manier zijn er placeholders voorzien voor de foto van een klant en voor de verschillende tekeningen (dental, dermato, ophtalmo).

Nadat u een template heeft bewaard, krijgt u een overzichtsscherm te zien. U kunt deze template wijzigen door op het edit10.png-icoon te klikken. Een pop-up zal getoond worden, die vergelijkbaar is met het scherm dat u kreeg toen u een nieuwe template creëerde.

Template opzoeken

Om één of meerdere templates op te zoeken, moet u in de tab 'Instellingen' zitten. In de grijze balk onder het hoofdmenu zult u een tekstveld en een dropdownmenu zien (zie afbeelding rechts). U kunt hier de exacte zoekterm(en) of een deel van de zoekterm(en) opgeven. U kunt ook gebruikmaken van een zogenaamde wildcard (*) in de zoekterm. Indien u in het tekstveld een '*' typt, zult u een lijst van alle templates te zien krijgen, die beperkt wordt door het maximaal aantal zoekresultaten (zie Mijn voorkeuren).

zoeken.PNG
Zoals u rechts in de afbeelding kunt zien, zult u een overzicht krijgen van templates. Bovenaan de lijst staat een groot add10.png-icoon, dat ervoor zorgt dat er een pop-up verschijnt dat vergelijkbaar is met het scherm dat u krijgt om een template toe te voegen (zie eerder).

In de lijst zijn er verschillende icoontjes per template:

  • edit10.png : bewerken - Door op dit icoon te klikken, krijgt u een pop-up te zien waarin u de gegevens van deze template kunt wijzigen.
  • activate10.png : activeren - Door op dit icoon te klikken, activeert u de template.
  • deactivate10.png : deactiveren - Door op dit icoon te klikken, deactiveert u de template.
  • delete10.png : verwijderen - Door op dit icoon te klikken, kunt u, na bevestiging, een template verwijderen.
  • show10.png : tonen - Door op dit icoon te klikken, krijgt u een pop-up te zien met de informatie over deze template. Deze pop-up is vergelijkbaar met het scherm dat u kreeg nadat u een template had toegevoegd.

Opmerking: standaard templates kunnen enkel bekeken worden. Ze kunnen niet gewijzigd of verwijderd worden.

Template gebruiken

U kunt de templates gebruiken naargelang de bestemming u gespecificeerd hebt. Zo kunt u bijvoorbeeld geen templates van het consultatie- of patiëntenniveau gebruiken op het klantenniveau.

Templates die u in de praktijk niet (meer) gebruikt kunt u op inactief zetten. Daardoor zullen ze niet meer opduiken bij de kandidaat-templates als u een document wilt aanmaken.

U kunt templates gebruiken om (interne) documenten aan te maken. Dat kunt u vanuit de verschillende fiches (klantenfiche, dierenfiche, consultatiefiche) doen door op het add10.png-icoon te klikken in de tab 'Bestanden' van deze fiches. Daarnaast kunt u ook (interne) documenten aanmaken vanuit het Docu center.

Template gebruiken in batch

Het is eveneens mogelijk om van deze templates voor een aantal klanten tegelijk documenten aan te maken.

Overzicht standaard templates

Om een overzicht te krijgen van alle standaard templates, kunt u in 'Instellingen' alle templates opzoeken, door in de zoekbalk onder het hoofdmenu de optie 'Template' aan te klikken.