Praktijkgegevens

Inleiding

In dit onderdeel kunt u enkele standaard gegevens ingeven voor de praktijk. Die gegevens zijn onderverdeeld in vijf categorieën: 'Algemeen', 'Stock', 'Boekhouding', 'Personen en accounts' en 'Plaatsen'. Opgelet: enkel beheerders kunnen deze instellingen wijzigen. Gewone gebruikers kunnen ze echter wel bekijken.

Door op het edit10.png-icoon te klikken onder de tabs 'Algemeen', 'Stock' en 'Boekhouding', kunt u de gegevens van die tabs wijzigen. De gegevens van 'Personen en accounts' en 'Plaatsen' moet u daarentegen in die welbepaalde tabs zelf wijzigen. Wanneer u onder de tabs 'Algemeen', 'Stock' en 'Boekhouding' op het edit10.png-icoon klikt, verdwijnen de twee tabs 'Personen en accounts' en 'Plaatsen' tijdelijk uit het beeld.

Algemeen

algemeen%20PG.PNG

Dit zijn de algemene gegevens en info over uw praktijk.

  • Bedrijfsnaam
  • RPR (Rechtspersonenregister) - Het rechtspersonenregister moet vermeld worden. Hier moet u de stad invullen waarin de zetel gevestigd is van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap zit.
  • Ondernemingsnummer
  • Publiek telefoonnummer
  • Publiek faxnummer
  • Publiek e-mailadres - Dit veld moet ingevuld zijn als u e-mails wilt kunnen sturen vanuit het systeem.
  • Publiek e-mailadres label - Door dit veld in te vullen, zullen de ontvangers van uw e-mails ook de inhoud van dit veld zien in plaats van enkel uw e-mailadres.

Deze gegevens zullen op de aangemaakte documenten, bijvoorbeeld facturen, komen te staan.

Stock

stock%20PG.PNG

In deze tab kunt u de uitgaande producteenheden toevoegen die in uw stock beschikbaar zijn. U kunt deze waarden ook toevoegen op het moment dat u producten toevoegt aan de stock. Het is dus niet noodzakelijk om ze op voorhand allemaal toe te voegen.

Standaard zullen er steeds vijf lege velden te zien zijn.

Boekhouding

boekhouding.PNG

In deze tab kunt u de gegevens invullen met betrekking tot uw boekhouding.

  • Btw-systeem - Hier selecteert u het land waarin uw praktijk gevestigd is.
  • Munteenheid - Hier selecteert u de munteenheid waarmee u wilt werken in de praktijk.
  • Start boekjaar - Hier selecteert u de maand waarop uw boekjaar begint.
  • Betalingstermijn facturen - Hier geeft u de betalingstermijn op van uw facturen. Dat is nodig om aanmaningen op het juiste moment te kunnen genereren vanuit het systeem.
  • Betalingstermijn wijzigbaar - Met deze optie kan u de uiterste betalingsdatum nog wijzigen bij het aanmaken van factuur of ontvangstbewijs.
  • Betaalwijze verplicht - Indien dit vakje is aangevinkt, wordt de betaalwijze een verplicht veld.
  • Bewerken van voorschotten op openstaande rekeningen toelaten - Als deze functie is aangevinkt, is het mogelijk om de voorschotten aan te passen of toe te voegen bij consultaties/verkopen die op de lopende rekening staan. Als dit gedaan is, zal het bedrag van het voorschot in Boekhouding => Openstaande lopende rekeningen aanklikbaar zijn en kunt u op de verschillende voorschotten wijzigingen uitvoeren.
  • Afronden op 5 cent - Deze optie laat toe om facturen en ontvangstbewijzen af te ronden op 5 cent. Een belangrijke regel hierin is dat de betaling moet gebeuren in de fysieke aanwezigheid van de consument. Fuga vult dat als volgt in: als er bij het afrekenen onmiddellijk een betaling wordt geregistreerd, zal de afronding toegepast worden. Anders niet. Ook bij het afrekenen van een openstaande lopende rekening geldt deze aanpak. De volledige regelgeving vindt u op de website van FOD Economie.
  • Derde betaler - Hiermee kunt u de optie activeren of u bij een consultatie of een verkoop kunt aanduiden dat de factuur (of het ontvangstbewijs) voor een andere klant is. Als dit geactiveerd is, kunt u in de klantenfiche een standaard derde betaler instellen voor deze klant. Bij het aanmaken van een consultatie of verkoop kunt u ook een derde betaler aanduiden. Als bij deze klant al een standaard derde betaler is ingevuld, zal deze overgenomen worden als beginwaarde. Een derde betaler moet ook als klant gekend zijn in Fuga. Dus als u een factuur wilt laten betalen door doorverwijzende dierenarts, moet u deze dierenarts ook als klant inbrengen.
  • Bankgegevens - Hier geeft u enkele gegevens op van uw bank, zoals de naam, uw rekeningnummer en uw BIC- en IBAN-codes.
  • Verkoopsvoorwaarden - Hierin kunt u de verkoopsvoorwaarden toelichten. Die zullen op de facturen en ontvangstbewijzen komen te staan. U kunt die verkoopsvoorwaarden ingeven in drie talen, zodat de klant ze kan ontvangen en lezen in zijn voorkeurstaal.
  • Klantenkaart (meer over de klantenkaart vindt u hier)
    • Percentage
    • Minimum aantal uitgaande eenheden - Hierbij wordt het aantal zakken/blikken geteld en niet het aantal keer u iets toevoegt via 'Extra uitgaande producten'.
    • Minimum aantal verkopen
    • Minimum aantal bezoeken
    • Minimum bedrag
  • Korting tijdige betaling - Hierin kunt u ingeven hoeveel korting u geeft als de klant tijdig betaalt. Als u een factuur op 'betaald' zet en de betalingsdatum is niet na de vervaldatum van de factuur, dan zal Fuga automatisch een 'Verkoop met negatieve vrije boeking' aanmaken voor deze klant. Het bedrag is in dat geval het percentage op de betaalde factuur. Die verkoop wordt onmiddellijk op de lopende rekening gezet, zodat de korting bij de opmaak van de volgende maandelijkse factuur verrekend wordt. In de klantenfiche kunt u de korting uitschakelen of inschakelen voor een specifieke klant. Bovendien kunt u in Instellingen => Mijn voorkeuren => Standaard waarden => Korting tijdelijke betaling aangeven of deze optie standaard staat aangevinkt voor nieuwe klanten.
  • Kassa's - Hier kunt u optioneel de verschillende kassa's invoeren die u in uw praktijk gebruikt.
  • Kasboek - Hier kunt u beslissen of er een automatische berekening gemaakt moet worden van het beginbedrag. Ook kunt u een bank en rekeningnummer(s) opgeven.
  • Producten
    • Winstmarges (%) - Dit zijn de procentuele winstmarges die beschikbaar zijn voor producten die u gebruikt en/of verkoopt.
    • Standaard winstmarge (%) - Dit is de standaard winstmarge die voor producten geldt, die ook aanpasbaar is per individueel product.
    • Prijsafwijkingen verkoop (%) - Dit is de procentuele prijsafwijkingen die beschikbaar zijn op producten voor verkoop.
    • Standaard prijsafwijking verkoop (%) - U kunt hier de standaard afwijking instellen die geldt voor de producten, die ook aanpasbaar is per individueel product.
    • Prijsafwijkingen toegediend (%) - Dit is de procentuele prijsafwijkingen die beschikbaar zijn op producten voor toediening.
    • Standaard prijsafwijkingen toediening (%) - U kunt hier de standaard afwijking instellen die geldt voor de producten, die ook aanpasbaar is per individueel product.
  • Handelingen (relatieve prijs) - Hier kunt u de prijsafwijkingen van de lonen bepalen.
  • Klanten
    • Verminderingen (%) - Dit zijn de procentuele verminderingen die mogelijk zijn op de factuur van verkoop en erelonen.
    • Standaard vermindering verkoop (%) - De standaardwaarde kan ingesteld worden voor verkoop, die ook aanpasbaar is op het moment van toepassing.
    • Standaard vermindering erelonen (%) - De standaardwaarde kan ingesteld worden voor de erelonen, die ook aanpasbaar is op het moment van toepassing.

Personen en accounts

personen%20en%20accounts.PNG

Deze pagina is onderverdeeld in twee delen, namelijk 'Medewerkers' en 'Accounts'.

Medewerkers

medewerkers.PNG
Voeg alle medewerkers van uw praktijk hieraan toe. U kunt dit doen door op het add10.png-icoon te klikken onder de 'Medewerkers'-titel. U moet in de verschenen pop-up enkele gegevens invullen:
  • Aanspreking
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Rijksregisternummer
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geslacht
  • Taal - Dit is de taal die uw medewerker spreekt.
  • Hoofdadres - Dit is het hoofdwerkplaats van de medewerker.
  • Contactgegevens - Hier kunt u mogelijke contactgegevens (gsm, e-mail, etc.) opgeven van uw medewerker.

In het overzicht van medewerkers zijn er verschillende icoontjes beschikbaar per medewerker:

  • edit10.png : bewerken - Door op dit icoon te klikken, wordt er een pop-up getoond die vergelijkbaar is met die van het toevoegen, maar hier zijn de gegevens van de medewerker al ingevuld.
  • activate10.png : activeren - Door op dit icoon te klikken, kunt u een inactieve medewerker opnieuw activeren. Inactieve medewerkers kunnen niet gekoppeld worden aan gebruikersaccounts.
  • deactivate10.png : deactiveren - Door op dit icoon te klikken, kunt u een medewerker op inactief zetten.
  • show10.png : tonen - Door op dit icoon te klikken, opent er een pop-up met een overzicht van de gegevens van deze medewerker.

Accounts

accounts.PNG

Algemene informatie

Hier staan de accounts die beschikbaar zijn voor uw Fuga-applicatie. U moet altijd eerst een account koppelen aan een medewerker alvorens u het account kunt gebruiken. Als gebruiker met een beheerdersstatus krijgt u toegang tot bepaalde instellingen en modules, die niet beschikbaar zijn voor niet-beheerders. Indien u extra accounts nodig hebt, gelieve contact op te nemen met onze ue.satenos|aguf#ksedpleh.

Hier kunt u ook een account wijzigen naar type 'Gedeeld', waarbij u de mogelijkheid krijgt om voor 3 deelaccounts (suffix A, B en C) de dagen aan te vinken waarop deze deelaccounts actief moeten zijn. Als u daarna op 'Bewaar' drukt, zullen de deelaccounts toegevoegd worden. Voor elke deelaccount kunt u dan het wachtwoord resetten en in het geval van een dierenartsenaccount kunt aangeven of de persoon 'Beheerder' moet zijn of niet. Let op: de deelaccounts kunnen enkel inloggen op de opgegeven dagen en ze kunnen ook enkel afspraken, consultaties en verkopen inbrengen op die dagen.

Elk account heeft de volgende opties:

  • edit10.png : bewerken - Door op dit icoon te klikken, opent er een pop-up (zie begeleidende afbeelding). U kunt hier een medewerker koppelen aan het account. opgelet: dit veld moet ingevuld zijn alvorens het account actief kan opereren.
  • myPetsReset10.png : resetten - Door op dit icoon te klikken, kunt u, na bevestiging, het wachtwoord van het account resetten. Het nieuwe wachtwoord zal slechts eenmalig te zien zijn.

Typen accounts

Er zijn drie typen van accounts, namelijk 'Dierenarts (beheerder)', 'Dierenarts (niet-beheerder)' en 'Dierenartsassistent'.

In vergelijking met een 'Dierenarts (niet-beheerder)' heeft een 'Dierenarts (beheerder)' toegang tot de volgende functionaliteit (niet zichtbaar voor niet-beheerders):

  • Boekhouding
  • Analyse
  • Geavanceerd
  • Vermogen om praktijkinstellingen te wijzigen
  • Vermogen om een dierenartsenaccount tot beheerdersaccount te maken
  • Vermogen om wachtwoorden te wijzigen

In vergelijking met een 'Dierenarts' kan een 'Dierenartsassistent':

  • Geen eigen agenda hebben
  • Geen consultaties op zijn/haar eigen naam zetten
  • Nooit beheerdersrechten hebben

Plaatsen

plaatsen.PNG

Deze pagina is onderverdeeld in drie delen, namelijk 'Adressen', 'Consultatieruimtes' en 'Hospitalisatiehokken'.

Adressen

U kunt een adres toevoegen door op het add10.png-icoon te klikken onder de titel 'Adressen'. Deze functie is toegevoegd, zodat u aparte contactgegevens en bankgegevens kunt ingeven per praktijklocatie.

Een pop-up zal openen waarin u de volgende gegevens moet invullen:

  • Naam
  • Adresgegevens - Hier geeft u het land, de straat en nummer, postcode en gemeente.
  • Beschrijving - Hier kunt u een eventuele beschrijving toelichten.
  • Depotgegevens - Hier kunt u optioneel het depotnummer en -houder opgeven, wat wettelijk verplicht is om bestellingen op dit adres te kunnen maken. Ook kunt u hier de laatste bestelbonnummer van uw depot ingeven.
  • Extra bank - Hier kunt u optioneel extra bankgegevens invullen, meer bepaald de naam, het rekeningnummer en de BIC- en IBAN-codes.
  • Extra contact - Hier kunt u optioneel een extra contact toevoegen.

In het overzicht zijn er verschillende icoontjes per plaats:

  • edit10.png : bewerken - Door op dit icoon te klikken, opent een pop-up vergelijkbaar met die van het toevoegen, waarbij de gegevens al ingevuld zijn.
  • prime10.png : als voornaamste zetten - Door op dit icoon te klikken, wijzigt u de hoofdzetel van uw praktijk.
  • activate10.png : activeren - Door op dit icoon te klikken, activeert u het adres. Gedeactiveerde adressen kunt u niet meer gebruiken.
  • deactivate10.png : deactiveren - Door op dit icoon te klikken, deactiveert u dit adres. Gedesactiveerde adressen kunt u niet meer gebruiken.
  • show10.png : tonen - Door op dit icoon te klikken, opent een pop-up met een overzicht van de gegevens van dit adres.

Consultatieruimtes

U kunt een consultatieruimte toevoegen door op het add10.png-icoon te klikken onder de titel 'Consultatieruimtes'. U moet minstens één consultatieruimte toevoegen alvorens u consultaties kunt toevoegen. U moet volgende gegevens invullen:
  • Adres - Hier selecteert u het adres waar de consultatieruimte zich bevindt.
  • Consultatieruimte - Hier kunt u de consultatieruimte een unieke naam geven.
  • Opmerking - Hier is er ruimte voor eventuele opmerkingen.

In het overzicht zin er verschillende icoontjes per consultatieruimte:

  • edit10.png : bewerken - Door op dit icoon te klikken, opent een pop-up die vergelijkbaar is met die van het toevoegen, waarbij de gegevens al ingevuld zijn.
  • activate10.png : activeren - Door op dit icoon te klikken, activeert u deze consultatieruimte.
  • deactivate10.png : deactiveren - Door op dit icoontje te klikken, deactiveert u deze consultatieruimte.

Hospitalisatiehokken

U kunt een hospitalisatiehok toevoegen door op het add10.png-icoon te klikken onder de titel 'Hospitalisatiehokken'. U moet de volgende gegevens invullen:
  • Adres - Hier selecteert u het adres waar het hospitalisatiehok zich bevindt.
  • Hospitalisatiehok - Hier kunt u het hospitalisatiehok een unieke naam geven.
  • Opmerking - Hier is er ruimte voor eventuele opmerkingen.

In het overzicht zijn er verschillende icoontjes per hospitalisatiehok:

  • edit10.png : bewerken - Door op dit icoon te klikken, opent een pop-up die vergelijkbaar is met die van het toevoegen, waarbij de gegevens al ingevuld zijn.
  • activate10.png : activeren - Door op dit icoon te klikken, activeert u dit hospitalisatiehok.
  • deactivate10.png : deactiveren - Door op dit icoon te klikken, deactiveert u dit hospitalisatiehok.